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 社内報の目的と社員に伝わる効果的な運用のポイント

社内向けの広報手段として、多くの企業で採用されている社内報。以前は紙媒体がメインでしたが、今ではWebやアプリ、動画配信など、発信手段や媒体が多様化してきています。その背景にあるのは、より読まれる社内報にしたい、という企業側のニーズ。さまざまな試行錯誤を繰り返し、閲覧数アップを目指す企業は多いです。

そこで本記事では、社内報をより効果的なメディアへとレベルアップさせるための制作~運用のポイントを解説。そして、社内報をブラッシュアップするために必要な、効果測定の方法についてもお伝えします。

社内報の目的とは?

社内報を制作、発行する目的は企業によってさまざまではありますが、大きく分けると次の6つが挙げられます。

  • 経営理念やビジョン・織内の浸透や理解を統一
  • 社内の全体連絡や各事業部の情報を共有
  • 社内のコミュニケーション活性化
  • 社員のモチベーション向上
  • 愛社精神や社員同士の一体感の醸成
  • 自社製品・サービスへの愛着向上

経営理念やビジョンに対するの組織内の浸透や理解を統一

企業の経営方針やトップの考え、今後の展望について発信する目的でも活用されます。社内報によって企業の方向性を示し、全社員で足並みをそろえることは、経営陣にとって重要なタスクといえるでしょう。

社内の全体連絡や各事業部の情報を共有

社内報は社内全体に向けて情報を伝えたいときに便利な手段です。例えば、決算報告や福利厚生の紹介、社内行事、社長表彰など。全社員に伝えておきたいこと、知っておいてほしいことを一斉に発信し、共有できます。

社内のコミュニケーション活性化

事業部の垣根を越えて、さまざまな社員が交流する手段としても、社内報は役立ちます。新入社員紹介や社内サークル紹介、社内アンケートの実施~結果発表などをコンテンツとして採用する企業も多いです。忙しい業務中の箸休めとして、職場周辺のおすすめスポット紹介や社員食堂のメニュー紹介などを盛り込むのも、オリジナリティがあっておすすめです。

社員のモチベーション向上

キャリアアップを目指す社員の背中を押すことにも、社内報は効果的です。例えば、各事業部の実績報告や成功事例、取り組みを紹介することは、社員一人ひとりの知見を増やすことにもつながるでしょう。また、社員のモチベーションアップのために、セミナーや研修の開催情報を積極的に発信する企業も多いです。

愛社精神や社員同士の一体感の醸成

愛社精神とは自分が働いている企業を愛し、仕事に対して誇りをもっている状態です。

企業理念の理解や事業方針に合わせた自社に対する熱意や貢献度、キャリアアップにつながっている状況であればよりその企業で貢献したいという意欲やモチベーションだけではなく、生産性の向上に繋がります。

自社製品・サービスへの愛着向上

自社や取り扱っている商品・サービスに対して、「信頼している」「愛着を感じている」「誇りを感じている」「貢献したい」という層が大半な中堅以上の社員であり、特に若手や商品・サービスに触れる機会の少ない社員はコロナによる働きからの変化で「会社や職場のことへの関心が薄くなった」というケースが多く見受けられます。新商品の開発のプロセスや売れ筋商品の顧客からの評判など、より社員からの関心を持ってもらえる内容を配信する企業も増えています。

社内報を運用するポイント

社内報をうまく活用できている企業は、相応の工夫や独自のノウハウによって成功していることが多いです。社内報の効果をあまり実感できていないのなら、以下のポイントを試してみるといいでしょう。

媒体は自社に合うものをセレクト

社内報を発信する媒体は、大まかに分けると次の2つです。

  • 紙媒体(冊子や壁新聞など)
  • デジタル媒体(Web、アプリなど)

以前は、紙媒体で配布する方法が一般的でしたが、年々Webやアプリなどのデジタル媒体で発信する企業が増えてきました。まずは、それぞれの媒体が持つメリットとデメリットを比較したうえで、自社に最適な手段を選ぶことが大切です。

例えば、紙媒体だと、パソコンなどのデジタル機器に不慣れな社員にも読んでもらいやすい、デザインやレイアウトの自由度が高いというメリットがあります。反面、閲覧数を把握しにくい、印刷費用がかかるという点がデメリットです。

一方、Webやアプリの場合は、パソコンやスマートフォンで気軽に読んでもらいやすい、閲覧状況を把握しやすいという点が大きなメリットです。必要であれば動画を組み込むこともできるので、発信できる情報の幅も拡がるでしょう。しかし、導入コストが高くなりやすい、閲覧数が下がりやすいといったデメリットもあります。

社内報運用チームを立ち上げる

社内報の媒体が決まったら、専用の運用チームを立ち上げましょう。社内報の運用は、広報担当部門の業務の一つとみなす企業も多いようですが、専用チームに制作を任せた方が、高い成果が期待できます。

社内報制作には企画、取材、執筆、編集といった流れを定期的に繰り返す必要があり、意外と工数がかかります。中には、定期的な運用のための人員と工数の確保が難しく、アウトソーシングする企業も存在するほどです。

社内報を重要なコンテンツとして運用していきたいなら、しっかりと従事できる専用チームの検討をおすすめします。

見たくなるようなコンテンツを用意

企業側が伝えたい内容を一方的に発信する社内報は、多くの社員から読みたいと思われる社内報とはいえないでしょう。社内報には社員一人ひとりに興味や共感を持ってもらいやすい内容、有益な情報を盛り込むことが大切です。例えば、部署や社員インタビュー、座談会、季節イベントの案内、福利厚生の紹介や仕事に活かせる知識、健康や家族にまつわる情報などがあると、読んでもらいやすいでしょう。

また、より読みやすく興味を引きやすい内容にするためにも、視覚的なアプローチを取り入れましょう。文章を長く続けるのではなく、目をひく写真や動画を効果的にちりばめ、デザイン、レイアウトにもこだわることが大切です。

社内報運用による効果を測定

社内報をよりブラッシュアップしていくためには、公開後の効果測定が重要です。制作時に設定したターゲット層に、制作別にどのくらい読まれているか、設定した目的に対して効果が生まれているのかのかをできる限り正確に数値化し、分析しましょう。元々も設定した目標と違う反応が良い結果を産むこともあるため、公開後の振り返りをしっかりすることで、目標の見直しやコンテンツの改善につなげることが重要です。

社内報の効果を測定する方法

ノートパソコンを使っている男性

中程度の精度で自動的に生成された説明

社内報の効果測定は、閲覧数を高め、コンテンツをより充実したものにするためにも重要です。以下に挙げる効果測定の手段をぜひ活用してみましょう。

読者・視聴者アンケートを実施

社員のリアルな意見を細かく知りたいときに、アンケートは有効な方法です。

アンケートは次のような流れで実施します。

  • 目的(何について、いつまでに、どんな回答を)を明確にする
  • 質問項目を決める
  • 実施する媒体を決める
  • 送付・配信する
  • 回収・集計する

質問項目は、アンケートを通して何を知りたいのかを明確にしたうえで決めることが大切です。一般的な質問項目としては、内容の満足度を問う質問や、閲覧状況を問う質問、今後のコンテンツへの希望などが挙げられます。自由記述欄もあると、有益な意見が集まる可能性も高まるでしょう。

注意すべきポイントとしては、忙しい業務の合間でも回答しやすい内容となっているか、です。質問を端的に分かりやすく設定することはもちろん、回答しやすい媒体選び、アンケートの導入文に工夫を凝らすことも意識してみましょう。

エンゲージメントの効果を図るためには、アンケートの企画や運用を一から構築しなくてもWeb上で利用できる以下のようなサービスが数多く提供されているので、合わせて検討すると良いでしょう。

HR OnBorad(https://on-board.io/)も、社員のエンゲージメント調査できるツールで、毎月決まった時期に、入社時期に応じたアンケートを自動送信してくれます。アンケートの中身も決まっており、作成の手間もかかりません。(任意で内容の追加は可能)

アンケートを受け取った社員はスタンプを押すだけで簡単に回答できるため、定期的に社員のコンディションを把握することができます。

サイト利用率を確認

Web媒体での社内報の場合、主な効果測定の指標としてサイト利用率が挙げられます。例えば、社内報のWebサービスとして知られる「XBOARD(クロスボード)」には、記事ごとのアクセス人数をランキング形式で表示したり、記事単位のアクセス回数や読了数といったログ情報を確認したりできる機能があります。

このうち、読了数というのはWeb媒体ならではの指標。ただ記事を開いただけでなく、興味を持って読んでもらえたかどうかをチェックできるので、より読まれやすい内容へとブラッシュアップするときに役立ちます。

YouTubeを利用する場合はYouTubeアナリティクスを活用

いつでもどこでも再生でき、さまざまな情報を盛り込める動画は、社内報のコンテンツとして採用する企業も増えつつある手段の一つ。BGMや撮影場所などこだわればこだわるほど、興味を引きやすいオリジナリティあふれる動画にできます。

動画公開のツールとしてYouTubeを利用する場合には、YouTubeアナリティクスを活用できることも大きなメリット。視聴回数や再生時間、高評価数を数値化して確認することができます。

社内報の効果的な活用事例

これから社内報(紙・web)の自社導入に悩んでいる方や、社内報担当になったけれど何をしたらいいのか分からない方に参考となる他社企業の活用事例をご紹介しますので、ぜひ広報活動の方法やアイデアの参考にしてください。

エン・ジャパン株式会社

総合人材サービスを提供するエン・ジャパン株式会社では、2015年より誰でも閲覧できるオープンWeb社内報en soku!」を社外にも公開しています。さらに2019年には、デジタル・ネイティブ世代の入社に合わせてYouTubeチャンネルしみねーのWelcome エン・ジャパン」をスタートし、社員を存分に巻き込んだ社内広報に成功しています。

各社員の社内での取り組みや業務リアル情報だけでなく、自身が住んでいる地域情報、活躍社員のおすすめ本の紹介、夏のボーナスの使い道などユニークな内容を配信しています。

対外向けにもYputubeチャンネル人事のミカタ byエン・ジャパンで人事向けの動画コンテンツを積極的に配信しています。

動画埋め込み

実演!失敗しないオンライン面接【NG面接篇】

引用:最初の「50本」までは我慢。エン・ジャパンに学ぶWeb社内報・YouTube継続運用のカギ

株式会社みずほ銀行

株式会社みずほ銀行は、WEBマガジン未来想像WEBマガジンを配信しており「未来へのヒントが見つかる」をコンセプトに展開をしています。これからの未来を前向きに生きていくための未来の考え方や日々のライフデザインやトレンドやお金など様々な情報を提供しています。対外向けの企業ブランディングだけではなく、生活する人全てに共通で関心のある見応えのあるコンテンツになっており、社内広報の取り組みとしても社員の関心度の高いメディアの配信をしています。

Youtubeでみらいカルタというお父さん、お母さんに将来の夢を問う実験的なドキュメンタリー動画も配信しており、129万回も視聴されています。

引用:未来想像WEBマガジン(みずほ銀行 公式)

オリックス株式会社

オリックス株式会社は、企業好意を上げることを目指して企業コミュニケーション活動のその一環としてMOVE ON!というメディア配信をオリックスグループサイト内で行っていますコンセプトは、世の中の変化やそれに対する企業の活動に興味ある人にとって有益な情報を発信することを目指して、「Sustainability」「Work&Life」「Innovation」の3つのカテゴリでコンテンツを配信しています。KPIとしてWebサイトへの訪問者の行動調査や高感度の高そうなユーザーの行動データや関心が高そうな人のグループ企業への訪問がどのくらい見てもらったかを見ています。

メディア内で社内報の配信も行っており、社員や契約社員・パートとの友好定期な関係作りや長く働いてもらうための安心感を語るコンテンツも配信するなどの工夫をしています。

引用:コンテンツの量と質を両立させ、目的を達成するための秘訣とは――オリックスの「MOVE ON!」担当者に聞いた(Web担当者Forum)

引用:働く人の安心が、企業の成長につながる。広がるパート・契約社員への企業年金

大和リース株式会社

PPP・PFI(公民連携事業)、土地活用、商業施設開発・運営、カーリースなど、さまざまな事業を手がける大和リース株式会社。「どう伝えたかではなく、どう伝わったか」を意識した発信を目指しており、社内で動画編集のノウハウが殆どないところから「Video BRAIN」を導入し、広報宣伝部内で新たに制作チームを築き、動画の制作を行っています。新しい工場の紹介動画を社内にも展開したところ、従業員から大きな反響や評価を受けたり、従業員インタビューをを交えた動画を配信したところ、社内で話題になりコミュニケーションの活性化につながっています。

△社内報の特集企画として、岡山工場が本格稼働した際に動画を制作。担当者が直接取材へ行き、インタビューも交えて現場のようすを紹介
▲ 千葉県木更津市にある「鳥居崎海浜公園」をリニューアルオープンした際にもニュース動画を制作。ドローンで撮影を行い、臨場感のあるコンテンツとして社内の評価も高い

社内報の効果を上げるポイント

社内報は、工夫すればするほど閲覧数のアップにつながります。社内報の閲覧数が伸び悩む場合には、以下のポイントを押さえられているか見直してみるといいでしょう。

発行の目的とターゲットを明確にする

社員が思わず見たくなる社内報にするためには、発行する目的とターゲットの2つが明確化されている必要があります。

例えば、全社員にトップの考えを伝えるために、社長メッセージ、役員インタビューなど経営陣メインの内容で発信したとしましょう。この場合、社内報の目的ははっきりしていますが、現場の社員からは敬遠されやすくなります。かといって、ターゲットに読まれることを重視するあまり、奇をてらったようなインパクト重視の企画だけで制作してしまうと、かえって情報が伝わりにくくなってしまうでしょう。

社内報のコンテンツを決めるときには、「誰に何を伝えたいのか」「どんなアクションにつなげたいか」を明確にしましょう。ターゲットや目的が明確だと、必要な内容、伝わりやすい言葉選びが自ずと定まってきます。そして、従業員一人ひとりに「自分ごと」として社内報を読んでもらえる、ブレの少ない社内報になります。

写真などの素材やデザインにこだわる

長すぎる文章や統一感のない雑多なレイアウトだと、第一印象で「読みたい」と思わせることは難しいでしょう。文章は必要なポイントを絞って適度に省き、写真や図、動画を入れ込むのがおすすめです。

より閲覧数をアップさせるために、動画配信を重視する企業も増えています。ただ、動画の制作や編集するためにさまざまなノウハウを要するため、一から始めるにはハードルが高い面もあるため、自社にあった内製化ができる動画編集ツールや制作方法を検討すると良いでしょう。

定期発行するためのスケジュール管理を怠らない

社内報は一度発行したら終わりではなく、定期発行が一般的なルールです。そのため、余裕を持った制作スケジュールを組み、発行が滞らないようにしなくてはなりません。

社員へのインタビューや取材がある場合には、相手の業務の妨げにならないよう日程調整することも大切。万が一、制作に遅れが生じても予定通り公開できるように、遅れを考慮したスケジュールを組んでおくと安心です。

まとめ

社内向けにさまざまな情報を発信できる社内報は、多くの社員に読まれれば読まれるほど効果を発揮します。そのためにもターゲットに寄り添ったコンテンツを心掛け、より興味を引く内容へと日々見直しをかけていく必要があります。場合によっては社内報専用のWebサービスや、動画編集サービスを活用してみるのもおすすめです。

今回お伝えした内容をもとに、ただ情報を盛り込むだけの社内報を脱却し、目的を持った記事制作を目指しましょう。


 

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