今、スマートフォンやパソコンでの情報収集に、動画を使う人が増えています。ビジネスシーンでも、数多くの場面で動画を使った情報発信が行われていることをご存知でしょうか。動画を会議や研修などで共有することには、さまざまなメリットがあります。この記事では、社内向け動画の作成を検討している方へ向けて、社内動画を導入するメリットや作成の流れなどを解説します。動画編集のポイントも合わせてご紹介するので、気になる方はぜひご覧ください。
目次
社内向け動画を共有するメリット
企業内における情報共有ツールとして注目されている社内向け動画。近年、紙媒体の資料に替えて取り入れる企業が増えています。社内向け動画を活用することで期待できる、具体的なメリットは以下の通りです。
コストを削減できる
動画を活用することで、社内の会議や研修会にかかる多くの費用を削減することが可能です。会場を手配して紙媒体の資料を準備する場合、会場の使用料や印刷コストなどさまざまな費用がかかります。
場合によっては、会場までの交通費やお弁当・飲み物などを支給しなくてはならないケースもあるでしょう。社内向け動画は、インターネット環境があれば誰もが情報共有できるため、大幅な経費削減が期待できます。
テキストよりも情報が伝わりやすい
動画での情報発信は、テキストだけの資料に比べてたくさんの情報をわかりやすく伝えることができます。インターネットやスマートフォンが普及した今、テキストのみの資料だと読みにくいと感じる人が多いと言われています。動画の場合、音声やジェスチャーなどが加わることで、細かいニュアンスや情報の強弱を正確に伝えられる点が大きな強みです。
時間・場所の制限なく、情報が確認できる
社内向け動画は、テレワークを取り入れている企業においても、大変便利なツールといえます。動画で情報発信を行えば、時間や場所を問わずに、それぞれのタイミングでスムーズに情報共有ができるからです。また、会議や研修会のために遠方まで出向いたり、スケジュールを調整したりといった負担を減らすこともできます。
さらに、一度では理解しにくい内容や見逃した点について、時間や周りを気にせずに何度も確認することも可能です。
コミュニケーションが活性化しやすい
社内向け動画は、企業と従業員、もしくは従業員同士の距離を縮めて、双方のコミュニケーションを取りやすくする効果も期待できます。メールやチャットだけでのやり取りでは、お互いのつながりが希薄になりやすいのではないでしょうか。顔の表情や声の抑揚が伝わる動画の活用は、従業員のエンゲージメントを向上させ、円滑なコミュニケーションに役立ちます。
社内向け動画はどのような場面で役立つ？
テキストよりも情報が伝わりやすく、時間や場所に囚われない情報発信ができる動画コンテンツ。社内向け動画は、具体的にどのような場面で役に立つでしょうか。
経営陣からのメッセージ発信
動画コンテンツは、経営トップの思いやメッセージなどを従業員に伝える場合にも便利なツールです。大きな組織では、経営陣の考えや戦略などが従業員に伝わりにくいことも多いでしょう。その場合、メールやテキストの文面よりも、表情や声がダイレクトに伝わる動画メッセージの方が有効なこともあります。
経営トップが動画で社内向けメッセージを発信することで、従業員も熱い思いを身近に感じることが可能です。その結果、従業員の士気も高まり、会社全体が同じビジョンを持って進みやすくなるでしょう。
テレワーク時のコミュニケーションツールとして
社内向け動画は、テレワーク時における従業員間のコミュニケーションツールとしても有効です。テレワークが進むなかで、日常的にWebミーティングを行っている企業も多くなりました。そのような環境で連絡事項をスムーズに伝達し合うには、動画コンテンツの活用をおすすめします。動画を用いることで、文字や言葉だけで伝えるよりも、内容を正確に詳しく伝えることができるからです。
また、社内研修会や説明会などでも、場所を問わずに正確な情報を発信できる点もメリットです。ダイレクトに伝わりやすい動画の活用は、テレワークで従業員同士のつながりが希薄になることを回避するのにも役立ちます。
社内の情報を集約したいとき
社内向け動画は、社内に拡散してしまった情報を集約して一元管理を行いたいときにも活用可能です。例えば、業務マニュアルや手順書などが、それぞれの現場ごとに存在し、内容が微妙に異なるケースも多々あります。
また、文章による説明だけではわかりにくく、直接レクチャーを受けないと理解しにくいことも珍しくありません。伝え方や管理が難しい社内の情報は、わかりやすく動画にして発信することで、統一された内容を共有することができます。従業員全員が同じ内容をシェアできるため、業務の質やサービスの向上にもつながります。
新入社員の“置き去り”を防止
社内向け動画は、新入社員が業務を覚える際にもおすすめのツールです。新入社員向けに研修を行ったり業務マニュアルを説明したりする場合、一度聞いただけではなかなか理解できないケースも多々あります。なかには、緊張してわからない点を上司に質問できない人もいるかもしれません。
わかりにくいマニュアルや業務内容も動画化すれば、社内の人間なら誰でも気軽に視聴ができます。仕事でわからないところが発生しても、その都度動画の内容を確認すればよいので、新入社員の心理的な負担も軽減できます。
関連記事：社内報に動画を活用するメリットとおすすめコンテンツを解説
社内向け動画を作成する流れ
社内向け動画は、動画編集ツールを上手に活用すれば、自社の従業員が作成することも可能です。ここからは、初心者が動画作成する場合、どのような流れで進めればよいのか解説します。
動画の構成を考える
動画作成では、最初に構成を考えることから始めます。動画の構成は、動画作成の流れの中でも非常に重要です。動画を構成する際は、以下の2点に気をつけましょう。
- 目的とターゲットを明確化すること
- 起承転結を意識した構成を行うこと
社内会議や説明会、新入社員研修など、社内向け動画はさまざまな場面で活用できます。それぞれ、どうして動画が必要なのか目的を明確にすることが大切です。加えて、「特定の会議出席者」や「新入社員」など見てほしいターゲットをはっきり見定めましょう。動画の構成は、それぞれのターゲットに合わせて行うことが肝心です。
また、わかりやすい動画にするためには、「起承転結｣のある構成を心がけることがポイント。
「起」 動画の内容を提示
「承」 課題・ニーズを挙げて話を展開
「転」 解決策を提示
「結」 伝えたい内容で締める
このように、見る側が興味深く視聴できる工夫が必要です。
必要に応じて撮影用機材を準備
続いて、カメラや三脚、記録メディアなど動画撮影に使う機材を準備しましょう。カメラは、ビデオカメラ以外に、スマートフォンやタブレットを使用して撮影することも可能です。室内での撮影では、照明やマイクなどが必要となることもあります。撮影用機材の取り扱いに慣れていない場合は、余裕を持って機材を手元に準備し、リハーサルを行うとスムーズです。
また、実際に撮影を行う際には、社内メンバーの協力が不可欠。撮影前に、必要となるメンバーに声をかけて、スケジュール調整もしっかりと行いましょう。
動画編集ツールを用意
撮影用機材の次に用意するものは、動画編集ソフトをはじめとした動画編集ツールです。動画編集ツールを選ぶ際にチェックしたいポイントを見てみましょう。
- 映像のカットやテロップ、効果音など動画編集のための基本機能があること
- 目的に合ったテンプレートがあること
- 配信する媒体に対応した出力フォーマットの有無
- 自社のパソコン環境での利用が可能であること
- 契約条件や価格設定が負担にならないものであること
無料の動画編集ツールは、基本機能や本数などが限定されるため、使いにくいケースもあります。今は幅広い価格帯の動画編集ツールがあるため、目的に合ったものをバランス良く選ぶことがおすすめです。
シーンの切り貼りやBGMを挿入して動画を編集
準備を終えたら、撮影した動画をもとにいよいよ編集作業へ突入です。素材をもとにシーンを切り貼りして、全体の流れを作り出します。また、要所にBGMや効果音、テロップなどを挿入して、印象的な動画を完成させましょう。
動画を書き出して媒体へ投稿
仕上げに、動画を書き出して、配信する媒体に投稿します。「書き出し」とは、編集した動画のファイル形式を変換して、保存することを指します。最後に、従業員が閲覧可能な媒体へと編集した動画を投稿すれば完了です。
社内向け動画を制作するなら動画編集ツールがおすすめ
自社で動画を作成をするにあたって、費用や学習コストをかけたくないという方もいるでしょう。
まずは動画編集について学びたい方は、無料のツールからどのくらいの学習コストや工数がかかるかを試してみると良いでしょう。
企業で動画制作の費用や工数を抑えて自社のリソースに合わせたハイクオリティな動画を作りたいという方には、初心者でも質の高い編集ができる「Video BRAIN」がおすすめです。
豊富なテンプレート×フォントで「ワンパターン」から解放される
「Video BRAIN」には、商品サービス紹介や施設紹介など、シチュエーションに応じた動画テンプレートが豊富に用意されています。そのため、わざわざ自分の表現したいシーンを一から考える必要がありません。自分が表現したい動画編集の理想に合ったテンプレートが見つかりやすいので、編集をスムーズに進められるでしょう。
さらにプロが使うような「ナレーション自動生成」「アニメーション」「タイムライン」などの機能も充実しており、パワポ感覚での操作と多彩な動画の表現が可能です。
定期的な機能アップデートやカスタマーサポートが充実している
他のツールとの大きな違いとして、企業向けのサービスのため動画活用の初心者でも安心して利用ができるようにカスタマーサポートが専任で導入時の運用や定期的なサポートがあり安心です。また毎月使いづらさやUIの改善、新機能のアップデートなどが定期的にあります。
制作・編集した動画を配信や分析・効果検証できる
動画編集ツールには、提案先や社内の関係者に制作した動画をURL共有ができる発行機能や自社サイトやページに埋め込みができる機能が備わっているものもあります。さらにその投稿した動画の配信分析や効果検証も行うことができる機能がツールもありますので、投稿した広告動画の効果検証ができるツールを選ぶことがおすすめです。
社内向け動画を編集する上で知っておきたいポイント
動画作成に慣れるまでは、さまざまな面で戸惑うことが多いかもしれません。社内向け動画を作成する際に、気をつけるべきポイントをご紹介します。
視聴するツールに合わせて尺を調整する
動画の編集では、テレビ・DVD・パソコン・スマートフォンなど視聴するツールに合わせて、動画の尺（長さ）を調整することが大切です。一般的に、パソコンやスマートフォンから視聴する場合は、他の視聴ツールよりも長い動画が好まれない傾向にあります。
近頃では、テレワークにより、社内向け動画を自宅のパソコンやスマートフォンから再生する機会が増えつつあります。自社の従業員がどのようなツールを利用して社内向け動画を視聴するか、しっかりと見定めて動画の尺を決めましょう。
テロップの文字数を入れすぎない
社内向け動画にテロップを挿入する際には、使いすぎないように注意しましょう。重要なポイントを強調するためのテロップですが、過剰に使用すると、見る側が混乱してしまいます。テロップを入れる文字数や表示される時間などに気を配り、効果的に使うことを心がけましょう。
セキュリティ面の確認を怠らない
社内で動画を共有する場合、情報漏えい防止のために、セキュリティ対策を抜かりなく行いましょう。社内向け動画を公開する際に、「YouTube（ユーチューブ）」をはじめとした無料の媒体を利用する企業もあります。これらのサイトでは、費用を抑えて手軽にアップできる点がメリットですが、社外に情報が漏れる可能性もゼロではありません。
社内向け動画の場合、自社で徹底的にセキュリティ対策を行うか、セキュリティが安心なサービスを利用することをおすすめします。
まとめ
紙媒体の資料から社内向け動画に変えた場合、コストの削減やコミュニケーションの活性化を期待できます。特に、テレワークを行っている企業では、時間や場所に左右されずに統一された情報を発信できる点もメリットです。動画作成は自社でも行えますが、目的にあった動画編集ツールを使って、作成の流れを上手に掴むことが必要になります。セキュリティ面やサポートに力を入れた動画編集ツールを選んで、わかりやすくためになる社内向け動画を作成しましょう。
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