優れた成果を出す営業組織に共通する行動の一つに、「商談の中で話したことを記録（ドキュメント）に残し、管理する」といったことが挙げられます。しかし、営業の現場ではまだこうした商談管理が十分に浸透していない会社も多くあります。特に商談の成功体験など、シェアすれば成果に繋がる情報を社内で共有するなど重要な取り組みになります。
この記事では、商談管理の重要性や、どのように商談管理を行うべきか解説します。商談管理をより効率的に行うためのツールについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
営業活動における商談管理の重要性
商談管理とは、各営業担当者の商談状況について、適切な管理をしないと本来目指すべき営業組織全体や各営業担当者の活動に対して非効率で生産性の低い結果になる可能性があります。
主に顧客との商談のリードを獲得してから契約成立までの進捗を管理することを意味します。各ステップの進捗状況を管理することによって、誰の目から見ても一目で営業状況がすぐに把握しやすくなるため、管理者がタイムリーにフォローするためにも役立つでしょう。
営業担当者本人にとっても、後から進捗を振り返ることによって反省や今後の対策などを立てやすくなり、効率的なアプローチが可能です。
進捗状況のほか、受注確度（受注・成約できる可能性の見込みの高さ）や予想される売上額、今後の予定アクションなどについても詳細に管理項目に組み込むことで、より総合的な観点から営業効率化や生産性アップのを期待ができます。
商談管理の基本的なやり方
昨今の商談管理は、従来のExcelなどで各PC端末や社内に限定したネットワーク環境だけでなく、Googleのスプレッドシートやオンライン上のセキュリティが確率された環境で、外出場所などでスマホやタブレット環境も含めて情報の閲覧ができる商談管理の仕組みを取り入れる企業が多くなっています。一般的にはExcelのテンプレートなどを使うなど、顧客名や営業活動の進捗状況、活動履歴のメモなどを項目毎に各営業担当者に入力してもらうことで活動状況の把握や売上見込み、商談中の課題の把握や改善を行うと良いでしょう。
業務の効率化をサポート
商談管理を行うと、どの営業担当者がどの企業を担当しているかが担当している案件ベースで一目でわかるようになります。各営業担当者毎に詳細な営業活動状況の状態がわかることによって、各メンバーや組織全体の達成見込みが把握しやすくなります。また各営業担当者毎にボトルネックとなっている課題の把握もしやすくなります。
まずは、管理する「項目」を決めることが商談管理の第一歩です。例えば、「受注確度」や「売上見込み」などの項目は、組織全体の目標達成状況や業績見込みを決める上でも重要です。
ただし、この管理項目は多ければよいというわけではありません。項目が多すぎると、管理者の負担が増加してしまうため、管理する対象は、組織の運営上重要な項目に絞る方がよいでしょう。
また、商談管理の運用によってコアな営業活動の妨げにならないよう、記入しやすいよう考慮し、膨大なデータをどのように管理するかを決めておくことが大切です。
営業ノウハウなどのナレッジの共有
商談管理を徹底することで、各営業担当者の活動の中でどこにボトルネックや課題があるかが把握しやすくなり、各営業担当者の課題や営業ノウハウの共有によって、組織全体の営業力の底上げや改善や業務効率化に繋がります。自社の課題・ニーズの中でも共通した営業ノウハウなどのナレッジを定期的に共有できる仕組みを作るだけでも、より売上につながりやすい営業活動のきっかけになるでしょう。
スムーズな引き継ぎ
営業活動の中で商談管理を行うことによって、急な顧客担当の交代や退職に伴う対応やクレームが発生した時にその営業担当者しか分からないような事業上のリスクも回避できます。
これまでは、各営業担当者が属人的に行っていた商談管理を営業組織全体でいつでも営業活動の状況は確認できることによって、営業活動の中で様々なリスクや業務の引き継ぎをしやすくなります。
売上見込みを立てやすい
営業担当者の商談状況の管理をすることによって、商談中の良い提案内容やボトルネックとなっている課題が把握しやすくなり、売上・利益目標に対しての見込みが予測しやすくなります。
商談中の活動や顧客との会話履歴から課題を把握しやすくすることで、どの案件が売上・利益にインパクトがあって対策すべきかの優先度を判断しやすくなるでしょう。
優秀な人材に育成する
自社の営業活動や商談の参考となる営業のノウハウや参考情報のナレッジがないと、毎回一から各営業担当者がインプットして属人的な営業活動になりかねません。商談管理の仕組みを作ることによって、各営業担当者の営業活動を見える化するだけでなく、有効な商談に繋がった提案や成約に至った行動の提案内容や顧客情報などの営業ノウハウをシェアしやすくなり、特に新卒や中途で入社した営業担当者のキャッチアップや早期の売上アップにつながりやすくなります。
商談管理にはSFAツールの使用がおすすめ
商談管理はExcelなどのソフトでも運用できますが、システムを扱うのが不得意な人でも分かりやすく、かつ高度な分析機能や集計機能を使えるツールとして、「SFA」があります。
SFAとは「Sales Force Automation」の略であり、「営業支援システム」と呼ばれます。「Autmation」と称されるよう、高度かつマンパワーがかかりやすい営業情報の管理・分析できる便利な豊富に備わっていたり、スマホなど外出先で閲覧できるなど、セキュリティ対策もされている便利なツーが多く提供されています。
SFAを使って商談管理を行うことで、以下のようなメリットが得られます。
- 営業活動を「見える化」できる
- ボトルネックなど課題が把握しやすくなる
- 個々の営業担当者の活動が組織全体で平準化される
- 課題に対しての対策や人材育成がしやすくなる
SFAの代表的な機能
SFAは、さまざまな商品・サービスを扱う営業担当者にとって、営業活動を徹底的に効率化し、売上アップ、利益アップの実現を可能にするツールです。搭載されている機能により営業活動の課題を解決できるため、さまざまな組織で広く使われています。SFAの代表的な機能について見ていきましょう。
例として、Salesforceの導入事例を参考に各営業活動の効率化に役立つ機能を見てみましょう。
参照：https://www.salesforce.com/jp/customer-success-stories/#!page=1（セールスフォースドットコム社 顧客導入実績）
案件管理
案件管理は、案件の進捗状況や案件の進捗状況を誰の目にも一目で理解できるようにする機能です。
案件ごとに営業担当者・受注確度・売上金額・日々の商談履歴などの活動結果を記録・管理できるので、あとから「何月何日にどのような話をしたのか」細かく振り返れるだけでなく、売上の予測や目標達成の予測にも活用できます。
顧客管理
案件毎と顧客担当者別にどの担当者がキーマンになっているか、また商談をスムーズに進める上でどの担当者とやりとりをすれば良いか、その担当者と接触できているかどうかも把握しやすくなります。
案件管理と同様に営業活動中の顧客の「顧客担当者」「部門」「役職」「連絡先」といった顧客情報の把握がしやすくなります。
行動管理
各営業担当者が担当している案件毎の営業活動別に活動の履歴をメモを残すことによって行動の履歴を残すことができます。各営業担当者もスマートフォンや活動履歴が残しやすい端末で簡単に営業活動の日報などの記録ができる機能があります。
営業活動の実績のメモや顧客とのやりとりをスマホなどから行動履歴が残せるなど、営業担当者別の活動中の課題やボトルネックを把握しやすくなります。
レポート管理
各営業担当者がタイム活動の履歴を入れることによって、リアルタイムで営業活動の状況をインターネット上やアプリでの把握や、その活動結果などをレポートとしてExcel、CSVなどで簡単に出力をしてレポートとして閲覧や報告用に加工しやすくなります。
営業担当者が案件の契約が取れた際などには、本人がSFAに活動報告すればすぐに情報が反映され誰にでも活動状況が共有することができます。そのため、管理者は即座に売上の見込みや達成状況などを把握し、次の打ち手を考えやすくなります。ることが可能です。
また、SFAの中にはExcelなどのソフトウェアと連携できる機能を備えたものもあります。この機能を利用すれば、膨大なデータを瞬時にExcelなどのソフトへ反映できるため、例えば経営会議資料の作成を行う際にも、SFA内の数字やデータを一からExcelへ入力せずとも資料化が可能です。
決済者などのキーマンの管理
案件毎の営業活動の管理だけでなく、取引先の担当者毎に活動履歴を残すことができます。
つまり営業活動において、複数回の訪問や提案を繰り返しているのに成約に至ってない案件においては、キーマンと接触できていない可能性があります。企業規模が大きいだけで繰り返し営業活動していても、決済者と接触できていない案件に優先度高く営業担当者のリソースを割くようなリスクを回避し、逆にどうキーマンと接触するかの改善策を検討するきっかけにもなります。
まとめ
営業組織において、「営業担当者の行動の属人化」はさまざまな非効率や弊害をもたらします。商談管理により、「現状の売上見込みの予測」「活動履歴」「キーマンとなる担当者との接触や相談ができているか」といった計画的で効率的な生産性のある営業活動を行うための属人化がもたらす弊害を取り除き、組織全体を活性化できるでしょう。
商談管理はExcelなどの表計算用ソフトでも可能ですが、SFA（営業支援システム）を活用することにより効率化できます。搭載されている機能により分析や管理がスムーズに行えるので、商談管理を行う際にはぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
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