新人研修や社内教育に動画を取り入れている企業は多くあり、研修に動画を活用していきたいと考えている人事担当者も少なくないでしょう。文章よりも多くの情報を短時間で伝えられる動画を活用すれば、講師と受講者の両方にさまざまなメリットが期待できます。
本記事では、研修動画の作り方を徹底解説します。研修動画の種類による違いをよく理解したうえで動画制作に取り組み、業務効率化を実現させましょう。
目次
研修動画の種類
ひと口に「研修動画」といっても様々なパターンがあり、活用シーンが異なります。ここでは、研修動画の種類とともに、それぞれに適した活用シーンやメリットについて紹介します。
１）セミナー形式の動画
テーマに合わせて、講師が解説していくのがセミナー形式の動画です。実際のセミナーと同じように、講師が受講者に対して研修を行う姿を撮影して動画にまとめます。過去に行われたセミナーの映像を活用して研修動画にするケースもあれば、新たに受講者がいる設定で講師に話してもらって動画を作成するケースもあります。
セミナー形式は、新人研修・マナー研修・社内勉強会・企業研修・社長講和など、幅広い場面で活用できるのがメリットです。社外から特別講師を招いて実施した研修を録画し、当日参加できなかった社員に対して視聴を促すことも可能です。繰り返し利用できる動画は、効率化とコストの削減に結びつきます
２）ドキュメンタリー形式の動画
従業員が実際に働いている様子や、インタビューを撮影したものがドキュメンタリー形式の動画です。会社の歴史や訓示、ビジョンなどを社長自らが語る姿を撮影した場合なども、ドキュメンタリー形式に含まれます。単に職場の様子を映し出すだけでなく、ストーリー仕立てにするなどの工夫をすれば、参加者を飽きさせない動画に仕上げられるでしょう。
身近な先輩従業員の姿は、共感を得るのに効果的です。また、普段は顔を合わせる機会のない社員を身近に感じられるなどの効果も期待できるため、社内の一体感を醸成しやすいといったメリットもあります。なお、ドキュメンタリー形式で再現動画を作成し、注意喚起に用いるといった使い方もあります。
３）マニュアル形式の動画
仕事の流れや店舗運営、接客といった自社マニュアルをまとめた動画です。文字や画像だけでは説明が困難な作業も少なくありません。マニュアル動画を活用すれば、複雑な内容の業務であっても、映像を通して分かりやすく伝えられます。
接客対応や営業のセールス、精密機械の操作手順、クレーム対応の指導などにもマニュアル動画は有用です。また、多くの新人社員を対象に、同じ内容を伝えやすいのもメリットといえるでしょう。OJTに動画を用いれば、教える人によってやり方が違うなどのバラつきを抑えることも可能です。
企業が研修に動画を活用する理由【企業側のメリット】
研修に動画が使われる理由は、昨今では出社して研修を受けたり、全員が顔合わせて研修を受けるという行動がコロナによる制限や働き方の変化で変わってきています。
従来の方法よりも、場所や時間を選ばずに「教育する」という研修の目的を効果的に達成できることに動画の活用理由があると言えるでしょう。
対面で研修を実施する際には、指導担当者の時間や労力が必要となるため、それなりの負担が生じるでしょう。動画を作成すれば、同じ動画を繰り返し使用でき、業務効率化につながります。
「文章を聞くだけ、見るだけ」よりもイメージしやすく、記憶に残りやすいため内容を理解するスピードが速くなります。
さらに、若い世代は動画で情報を取り入れることに慣れています。文章を読むよりもストレスなく学べ、意欲的に取り組む助けになるという点もメリットです。
ここからは、研修動画が有効な理由を詳しく解説します。
１）高い研修の効果が期待できる
テキストと比べ、動画は一度に多くの情報を伝えられるのが特長です。BGMを使ったり、ストーリー形式にしたりなど、受講者の興味関心を引きつける工夫を取り入れれば、記憶に定着しやすくなり、学習効果が高まります。
テキストや画像だけのマニュアルを読み込むよりも手軽に学習できるため、受講者の心理的なハードルを低くすることにもつながります。繰り返し動画を視聴できれば、研修の内容に対する理解を深めてもらいやすくなるでしょう。
２）研修の質を均一化できる
研修の質を一定以上に保てるのも、動画を用いるメリットです。対面による研修は、講師のレベルや場所によって質の差が生じる場合も大いに考えられます。
教育する側は教え方に得意不得意がありますが、撮影方法に工夫するだけで講師や教育係の指導力に依存する必要がないため、どの社員にも同じ品質の教育をすることが可能です。
その点、内容が同じ研修動画を繰り返し活用すれば、研修の質に差が生じることはありません。
従業員が短期間で入れ替わる店舗など、同じ研修を何度も行う必要がある場合には、動画を活用した方が研修の品質は一定に保てるでしょう。また、受講者の進捗を把握できるようにしておけば、管理もしやすくなります。
３）コストを削減できる
会場に参加者を集めて研修を実施する場合、会場費をはじめ、参加者の交通費や宿泊費などが発生します。一方、研修動画はどこでも視聴できるため、コスト削減が期待できます。
また、紙の資料を印刷して用意する手間も省けるため、動画の活用はペーパーレス化にも大きく貢献するでしょう。動画制作には相応の費用がかかりますが、長期的な目線で見た場合、従来の対面研修よりも大幅なコストカットが見込めます。
４）スケジュール調整の必要がない
研修の実施に向けて、講師と参加者それぞれのスケジュール調整が難航するケースも少なくないでしょう。動画を作成しておけば、それぞれのスケジュールに左右されることなく研修を実施できます。
受講者が動画で研修を受ける理由【受講者側のメリット】
研修動画はコスト削減をはじめとした企業側のメリットがある一方、受講者にとってもメリットが大きいものです。
１）時間や場所を問わずに受けられる
集合研修の場合、受講者は通常業務を中断して研修に参加しなくてはなりません。また、遠方の拠点に在籍している従業員は研修に参加できなかったり、離れた会場まで足を運んだりといったケースもあるでしょう。動画を活用すれば、そのような制約にとらわれる必要がなくなります。受講者が都合の良いタイミングで、好きな場所から研修に参加できるようになれば、時間と労力の負担が低減できます。
２）気負わずに受講できる
特に新人社員は、対面での研修に緊張を覚えるものです。周りの進捗状況を気にしてプレッシャーを感じてしまい、本来の集中力が発揮できないケースもあるかもしれません。研修動画は、これらの精神的な負荷を回避し、受講者の心理的なハードルを低くするのに効果的です。
３）好きなペースで視聴することができる
デバイスや視聴環境を問わず、好きな時間に都合の良い場所から動画を視聴できるようにしておけば、受講者は自分のペースで研修が受けられるでしょう。同じ内容を繰り返し確認できる動画は、利便性にも優れています。理解できている部分は倍速で再生したり、苦手なところは繰り返し視聴したりするなど、個々の理解度に合わせた活用ができるため、学習効果の向上が期待できます。
４）繰り返し学習できる
従来の方法では、研修会場や講師を準備、参加者のスケジュール調整をしなければならないことが必要なくなります。通勤や移動時間を気にすることなく、どこでも視聴できるため、テレワークの合間など、自宅での研修や繰り返し視聴することで何回でも学習することができます
同一の会社の基本理念、ビジネス・接客マナー、就業規則など繰り返し学習できるものは、動画にすることで教育にかかるコストも抑えることができます。
研修動画を社内で内製化するメリット
研修動画の作成方法には、プロに依頼する方法と自社で制作する方法の2つがあります。どちらにするか決める上で考えておかなければならないのが「コストと時間」です。
動画制作会社に依頼する場合、費用相場は「50万円〜150万円」ほどになります。制作時間は最低でも「1カ月〜長いと2カ月」ほどを見ておかなければなりません。しかし、社内で動画を制作するノウハウがなかったり、リソースが足りなかったりした場合には有効です。基本的に動画制作には編集スキルが求められるため、初心者では難しい部分があります。それなりのコストを払って、プロに作ってもらうのは一つの手段でしょう。
一方、自社制作すると撮影機材や動画編集ソフトなど初期費用はかかりますが、トータルコストはかなり抑えられます。社内の状況に合わせて内容を精査したり、より効果的な動画へ作り直したりするなど、柔軟な対応が可能です。動画作成期間がかからず、常に最新の状態で活用できるのも、自社制作のメリットでしょう。
このeBookでわかること
・紙などのマニュアルの課題と動画化の必要性
・製造・メーカー・流通におけるマニュアル動画化の成功事例
・IT業界におけるマニュアル動画化の成功事例
・不動産・施工管理におけるマニュアル動画化の成功事例
研修動画を制作するために必要な準備
研修動画を自社制作する際、必要な事柄をリストアップし、社内でうまく分担しながら進めていかなければなりません。まずは、事前準備の段階で必要な手順を3つご紹介します。
１） 研修のゴールを確認する
まずは、研修で達成したい目標やゴールを確認しておきましょう。講師が説明して終わりではなく、受講者が目標達成できるための動画を作らなければなりません。研修の意図がしっかりと伝わり、業務へとつなげることが重要です。
たとえば、「企業理念を理解し、それに調和した商品開発を行う」「接客マナーを身につけ、お客さま対応に生かす」「効率的な製造工程を確認し、安全で生産性の高い作業を行う」などといったゴールが挙げられます。「新規顧客の獲得○件」といった具体的な数値を目標にするケースもあります。
２）必要な動画本数と各テーマを決める
続いて、具体的な動画の企画へと進みます。研修の目的を達成するために、何本の動画を作成する必要があるかもあわせて考えなければなりません。1本の動画で伝えられるポイントは基本的に1つです。伝えたいポイントの数だけ動画が必要になります。
そこで重要なのが、研修内容の分類と整理です。研修で伝えたい内容をできるだけ細かく書き出し、グループ分けしていきます。すると、おのずと必要となる動画本数も見えてくるでしょう。各動画にテーマを決め、最も伝えたい内容を確認します。
３）動画の形式・動画編集ソフト・撮影機材を選ぶ
動画のテーマや本数が決まったら、各動画をどのスタイルで作るかを決めなければなりません。動画の形式は先述の通り、セミナーやドキュメンタリー形式などがあります。
各動画のスタイルが決まったら、それに合わせて撮影プランを立てます。同時に撮影や編集に必要な機材の手配も行いましょう。機材を選ぶ際は、コストよりも使いやすさや質を重視するのがおすすめです。機材のせいで動画の質が落ちれば、研修の効果も見込めません。
特に動画編集ソフトは、動画の出来を左右するポイントです。ソフトによっては作業が細かく、習得まで時間がかかるものも。そこで操作性が良く、ビジネスに特化したソフトが理想です。
研修動画を制作する手順
動画の本数と企画がまとまったら、実際に動画作りへと進みましょう。動画作りには、脚本作り、素材集め、編集作業という3つのステップが必要です。
動画制作はセンスやテクニックが求められるので、担当者のスキルも重要になるかもしれません。しかし、最も重要なのは担当者が研修動画の目的を理解していることです。常に動画のテーマを意識しながら取り組みましょう。
１）脚本を作る
最初に動画ごとに脚本を作ります。「ストーリーボード」や「絵コンテ」とも呼ばれますが、シーンごとの情景や配置、セリフ、展開などが記された動画の設計図を指します。理解しやすい動画を作る上で、しっかりした脚本作りは欠かせません。
イラストを描く場合もあれば、文章だけで構成する場合もあります。撮影のアングルまで細かく設定したい場合には、簡単なイラストや図を添えた方が分かりやすいでしょう
２）素材を準備する
次の段階は素材集めです。映像はもちろん、資料や図、BGMなど、脚本に沿って必要なものをすべてそろえます。
新たに撮影して動画を作る場合は、研修内容が伝わるように分かりやすい映像を撮ること肝心です。撮影時には背景や照明、音質などにも気をつけます。カメラが手ブレしないように三脚を使うなど工夫しましょう。
機材トラブルや保存ミスなど「後で見返したら、録画できていなかった」というケースもあります。複数のアングルで撮影しておくと、編集の幅が広がるだけでなく、万が一の保険にもなり安心です。
３）編集する
素材がすべてそろったら、脚本に沿って素材を組み合わせ、一つの動画に編集していきます。映像を流し続けるのでなく、テキストや表、画像などでシーンを切り替えていくと、視聴する側の集中力をキープできます。
編集作業において威力を発揮するのが動画編集ソフトです。ソフトによって特徴や使いやすさは異なるので、しっかりと選定しましょう。ビジネス向きの動画編集ソフトの中には、AIによる編集サポート機能を搭載したものもあります。画像にテキストを入れたり、時間内にバランスよく素材を配置したりする作業をAIに任せられれば、編集の負担はかなり軽くなるでしょう。
編集した動画に合わせてナレーションを入れ、最終調整・確認をしたら完了です。最後に、適当な動画サイズに圧縮しておきます。
動画完成後、必要になる3つの作業
動画編集が終わったら、実際に研修に導入します。ここでは、研修動画を運用していくために必要となる作業を紹介します。
１）動画配信の周知
出来上がった動画を研修参加者に配信し、視聴方法を告知します。メールで動画を送付するのか、ポータルサイトやイントラネットなどで公開するのかなど、自社に合った配信方法を選択してください。できるだけ簡単に視聴できる方法にすることが大切です。仕事中に閲覧できる社内デバイスを使うのか、使い慣れたプライベートデバイスを使うのかなど、閲覧環境についても考える必要があるでしょう。
また動画はYouTubeにアップすると社外にも見てもらえるため、研修と同時に会社の知名度やイメージアップにつながります。社外に公開できる内容ならば、検討するのも一案です。
２）効果測定
研修動画を配信したのち、参加者がきちんと視聴しているかどうかを確認しなければなりません。あわせて内容の理解度や研修動画の効果もチェックします。
研修動画の目的は、動画を見てもらうことではなく、動画の内容を仕事に生かすことです。内容の理解度をはかるテストを実施するなど、チェックする体制を整えましょう。研修動画で学んだ内容をふまえ、ディスカッションの場を設けることも有効です。
３）更新時期や修正内容の確認
研修動画は、定期的な見直しや作り直しが欠かせません。内容がアップデートされたときだけでなく、わかりやすい内容に改良していくことが重要です。どのタイミングで見直すのか、あらかじめタームを決めておくと良いでしょう。参加者にアンケートを取るなどして効果や見やすさを精査し、分かりにくい部分や加えるべきテーマがあれば、修正・追加を行います。
誰が責任をもって改定するのか、担当者を明確にしておくと漏れがありません。
効果的な研修動画を作成する7つのコツ
ネット上には多くの動画がアップされています。視聴を目的とした動画であれば、映像のセンスやインパクトを最優先しても良いのかもしれません。
しかし、研修動画の目的は違います。内容を理解し、行動へとつなげることが肝心です。この目的を達成する動画作りに役立つ7つのポイントをご紹介します。
１）短い動画を複数作る
研修動画の場合、短い動画をたくさん作るのがおすすめです。1本の動画は数分、長くても10分程度と思っておきましょう。
長くなると受講者の集中力が切れてしまうため、動画の内容がしっかりと入っていきません。特にスマホ世代は短い動画をたくさん見ることに慣れています。1本の動画に多くの内容を詰め込むのではなく、要点を絞った短い動画が有効です。動画の最後に次回の予告を入れると、各動画のつながりができます。
３）静止画や図、テキストを織り交ぜる
動画は映像だけでなく、静止画や図、テキストなども組み合わせ、メリハリをつけましょう。変化をつけると、流し見を防げます。テロップや効果音をつけるのも有効です。受講者の注意を引き付け、知識やポイントが頭に入ってきやすくなります。
動画の最後には全体のまとめを設け、動画の要点を整理しましょう。こうすることで、動画のメッセージが明確になり、習得しやすくなります。
３）具体的な目標を明確にする
あくまでもゴールは、受講者が内容を理解し、実際の業務に生かすことにあります。研修動画の効果を高めるためには、企業側が求めているアクションをはっきりと提示することが重要です。最後のまとめに、どのような行動をするべきか伝える項目を加えましょう。
４）能動的に考えさせる工夫をする
動画による研修では、受講者がつい受け身になってしまうケースも見受けられます。しかし、研修内容を自分ごとと捉えられなければ、実際の業務につながっていきません。能動的に考えるよう促す工夫が必要です。
たとえば、動画の途中にクイズを挟む方法も良いでしょう。問いの答えをその場で考えるため、受け身ではなくなります。そのほか、再現動画やインタビューの内容も効果的です。受講者が「自分だったらどうするだろうか」と考えるきっかけになります。
５）後から編集できるようにしておく
研修動画の完成後に、改良や追加が必要となることも少なくありません。再度編集が必要になった場合、複雑な編集を重ねた動画はアップデートが難しくなってしまいます。また制作から時間が経った動画を編集する場合には、異動や退職などで作成者の不在により編集が困難になる事態も起こり得ます。
長期的な目線で考え、編集のしやすさを意識した動画を作成すると良いでしょう。
６）閲覧環境に配慮する
研修動画を作るときは、受講者がどのような環境で視聴するかにも配慮する必要があります。パソコン以外にスマホやタブレットから視聴するケースも想定した上で、テロップの文字や音量、主要ブラウザに対応しているかどうかも必ずチェックするようにしておきましょう。
７）YouTubeに掲載し、認知度向上を図る
研修動画をYouTubeなどの動画投稿サイトで公開すれば、会社の認知度が向上し、採用活動の促進につながります。社員インタビューを参考にしている就活生も多く存在するため、社外の目を意識して研修動画を作成すると良いでしょう。
ただし、YouTubeにアップロードされた動画は誰でも簡単に視聴できるため、コンテンツの内容には十分な配慮が必要です。情報漏えいなどが起こらないように基準を設けておくなど、社内での十分な対策が求められます。
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まとめ
研修動画を取り入れれば、講師側にとっては教える時間や受講内容を均一化できます。受講者側にとっては、場所や時間を選ばずに繰り返し学習することができるなど、双方にとって多くのメリットをもたらしてくれるでしょう。質の高い研修動画を自社制作したいなら、初心者でも操作性の高い動画編集ツールを導入することによって研修や教育動画の制作にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。
「Video BRAIN」を利用し、研修や教育動画を制作して教育レベルの底上げや新人研修、業務の効率化といった活用で実績を上げている法人企業は多く存在します。上手に活用し、業務効率のデジタル化を実現させてみてはいかがでしょうか。
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