マニュアルは「探しやすさ」や「流出防止」も重要。Open BRAINで、社内ポータルの構築を目指す

老舗畜産メーカーの大宮製作所では、昨年よりビジネス動画編集クラウドの「Video BRAIN」を導入し、現場の施工マニュアルを中心とした社内向け動画を制作しています。社内には紙の手順書なども存在しなかった中、導入から1年弱で40本ほどの動画を生み出しました。

マニュアルを動画で展開することは、人材育成の効率化につながり、「誰もが必要なときに、必要な知識を得られる環境整備が目標」と代表取締役の栗山裕光さんは語ります。

さらに、昨年末からは社内ナレッジをより効果的に共有するべく、新たにビジネスポータルクラウドのOpen BRAINも活用を開始。栗山社長にOpen BRAINを導入した経緯とポータル機能の必要性を伺いました。

▼Video BRAIN の導入経緯を紹介した記事はこちら

マニュアル資料がない状態から動画化に着手！長年のノウハウを伝承する重要性を実感

※2023年2月のインタビュー内容です。

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◆ 主な制作動画

• 作業手順のマニュアル
• 福利厚生サービスの概要　など

◆課題

• 他ツールでは利便性に欠けると感じ、マニュアルの共有方法に悩まされていた
• 機密情報が含まれるため、動画の公開範囲やDL権限に制約を設けたかった
• 紙の資料を配布しても、紛失してしまったり、見てもらえなかったりするケースも
• 現場の社員が最新情報を把握している状態にしたかった
• 平均年齢の高さから、従業員のデジタルに対する苦手意識が払拭できずにいた

◆導入のメリット

• Open BRAINなら、閲覧範囲やDLを制限しながら情報を浸透させられる
• ポータル上で共有することにより、最新情報をスムーズに周知できる
• 社員が各自で資料を管理する必要がなくなり、必要なときに情報をチェックできる
• Video BRAIN ×Open BRAINの浸透により、デジタルリテラシーの底上げにつながる

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「検索のしやすさ」「流出リスクの防止」など、利便性が決め手に

――御社では、Video BRAINでマニュアルの動画化を進めていますが、制作した動画はどのように共有されているのでしょうか。

基本的に現時点（※取材時）では、全社員が自由にアクセスできる状態にはなく、今はせっせとマニュアル動画を制作して準備を進めている段階です。しかし、従業員に作った動画をどのように届けるかは今後の大きな問題であり、これまでに社内でもさまざまな手法を検討してきました。

たとえば、社内向けにYouTubeのアカウントを開設する方法もありますが、内容的に秘匿性が高いので、限定公開にせざるを得ません。すると、公開範囲の制約が生じ、今ひとつ利便性に欠けることがネックになります。

また、弊社ではTeamsを活用しているので、Teamsで各種マニュアル動画を共有するのも一案かもしれませんが、そうなると今度は「検索しにくい」というデメリットがあります。社員が必要なタイミングで、必要な動画にアクセスするのが難しいのです。

――すると、Video BRAINの導入後、比較的早い段階からOpen BRAINの活用が視野に入っていたのでしょうか？

そうですね。担当者の方からOpen BRAINの説明を受け、まさに弊社にとって必要なツールだと感じました。すでにTeams内にいくつかの動画を格納していたので、アプリ間の連携がスムーズなのも魅力でした。

たとえば、就業規則や給与規程などは、社員には必ず目を通してほしい内容ですが、社外への流出リスクを考慮すると、手元にデータを落としてほしくない情報です。その点、Teams側で制限をかけてOpen BRAINでデータを公開すれば、社員は閲覧できてもダウンロードできません。これは我々にとっては痒いところに手が届く仕様でした。

――そうなると、誰がどのデータに目を通したのかチェックできる「閲覧者の分析機能」も活きてきそうです。

そうですね。本格的な運用前の段階ですが、必要な社員に情報が届いているかどうかを把握することは重視しています。こちらが何らかのアナウンスをした際に、「見てないから知らなかった」という社員をゼロにするのが理想です。

――逆に言えば、これまではそうしたトラブルが少なからず起きていたということですね。

それはもう、無数にありました（苦笑）。就業規則の類いだけでなく、製品に関するマニュアルにしても、ちょっとした改修や変更は発生しますからね。業務上、現場が最新情報を認識していないと、困る場面も少なくありません。

「動画ならわかりやすい」と実感してもらい、社内リテラシーの向上を目指す

――これまでに紙のマニュアルも存在しなかった中、Open BRAINを活用して社内に情報周知させる体制を構築する上で、懸念点などはありますか。

弊社の場合、社員の平均年齢が40代後半ほどで、ITに苦手意識を持つ人が多いんです。デジタルの難しいところは向き・不向き、あるいは苦手意識の有無がはっきりと分かれる点ですが、「動画なら理解しやすい」「オンラインなら利便性が高い」というのを実感してもらえたら、捉え方も変わってくると思います。

そのために今、私のほうから、説明が必要な内容は片っ端から「動画にしよう」と提案しているところです。最近では、本社ビルの表門の開閉マニュアルすら、Video BRAINで動画にしましたからね（笑）。動画から情報を得るという行為が浸透すれば、Open BRAINもうまく定着し、デジタルに対する社内の認識も変わってくると思っています。

――非常に細かいところまでVideo BRAINを活用いただいているんですね。

一見するとシンプルな手順ほど、人はいちいち紙のマニュアルを見ようとしてくれませんから、動画で見せるほうがわかりやすくて良いんですよ。文章で伝えようとすると、理解できる人とできない人の差が大きいですし、だからといって何度も読み返してもらうのは至難ですから。

必要な人に、必要な動画を届ける環境づくりを推進したい

――気の早い話で恐縮ですが、Video BRAINで動画を制作し、それをOpen BRAINで共有することにより、どのような成果を期待していますか？

これまでは紙の資料を配布しても、紛失してしまったり、読んでも理解してもらえなかったりすることが多々ありました。社内にマニュアルが存在しなかったのも、そういった背景があります。マニュアルを作って渡しても、そもそも見てもらえないんです。

動画でスムーズに内容を理解してもらいながら、Open BRAINでいつでも見られる状態をつくるのは、長年の課題を解決できるのではないかと思っています。

社員が各自で資料を管理する必要がありませんし、必要なときにチェックできるようになります。

――導入後のサポート体制については、どのように感じていますか。

今まさに進めている最中なのですが、遠からずOpen BRAINを社内ポータルのようなかたちで活用するために、CS担当者の方と相談しながら、コンテンツのカテゴライズなどを検討しているところです。動画の制作と並行して取り組み、社内の業務改善に役立てたいです。

――Open BRAINを通じて、御社の業務がどのように変わっていくのか、今後を楽しみにしています。本日は貴重なお話をありがとうございました。

終わりに

Video BRAINを導入して以降、ハイペースで動画制作を進めている大宮製作所。次の課題は「動画で制作したマニュアルを、いかに社内で周知させるか」と語ります。

動画のデータを共有する手段は様々ですが、秘匿性の高い資料を含む場合、アクセス対象を恣意的に制御するのは欠かせない機能と言えます。Open BRAINの仕様は、まさにそうしたニーズに対応するもの。専任のCS担当者が伴走しながら、引き続きベストな社内ポータルの構築を目指し、取り組みが進められていく予定です。

Video BRAIN×Open BRAINによって、どのように社内環境がアップデートしていくのか、今後の成果が期待されます。