インターネットの普及やテレワークの促進により、社内の情報を動画にまとめてコミュニケーションを行う企業が増えています。離れた場所や従業員同士の就業時間が異なった場合でも、情報を動画にすることで情報をわかりやすく、かつ時間にとらわれずいつでもどこでも効率良く伝えられる優れた手段となるからです。
今回は、社内で動画共有するメリットや実際の活用事例などを紹介します。
目次
社内で動画共有するメリット3つ
多くの企業で動画による情報共有が浸透し始めています。動画による情報共有は、配信機器やプラットフォームの準備などが必要になるため、導入時のコストは決して安価ではありません。それでも多くの企業で動画共有が取り入れられるのは、それらに値する理由とメリットが存在するからです。
ここでは、社内での情報を動画で共有する主な3つのメリットを紹介します。
１）業務を効率化できる
動画で情報を配信・共有すれば、距離などに関係なく、均一的な情報を素早く伝えられます。事前に撮影・編集した動画のアーカイブを共有するだけでよいので、社内研修やセミナーなどの準備にも手間がかかりません。
わざわざ出張して共有していた情報なども動画配信で行えるようになるため、業務の効率を大きく改善できます。結果として、支店なども含めた会社全体の生産性向上やモチベーションアップなどを期待できるでしょう。
２）わかりやすく伝えられる
動画は目と耳で情報をインプットできる便利なツールです。会社の方針や決算報告など、紙面や口頭のみでは説明が難しい複雑な内容も、動画を使えばわかりやすく伝えられます。 作業マニュアルなども紙から動画に変えれば、情報を認識する精度は飛躍的に向上するでしょう。
多くの人に同じ内容を素早く伝えられるのも動画のメリットです。複数人へ同時配信できるため、海外に支社があるなど拠点が分かれている場合でも、情報を短期間で周知できます。
３）人的コスト・教育コストを削減できる
従来は講師や担当社員を各地に招聘して研修やセミナーを行うのが当たり前でした。動画配信で実施すれば場所や時間にこだわる必要がなくなるため、社外講師の謝礼や移動費、研修会場の費用などを丸ごと削減できます。1本の動画を作成するだけで講習が完結するため、時間の節約にもなります。
動画は複数拠点へ一斉に配信できるため、出張する際の人的コストも削減可能です。費用面・スケジュール面で大きなメリットを得られる動画を活用すれば、資金が限られている会社も無理なく人材育成を進められるでしょう。
社内での動画共有事例3つ
動画共有はシーンや業界によってさまざまな活用方法があります。アイディア次第であらゆる場面に利用できるため、社内で意見を出し合ってみましょう。
ここでは業界に関係なく、一般的なビジネスシーンで取り入れられている動画共有の活用事例をご紹介します。具体的にどのようなシーンで利用できるのかを把握できれば、動画導入の準備などもスムーズに進められるでしょう。
事例１）社内研修・eラーニング
国内外に散らばる社員に対して対面研修を実施しようとすると、スケジュール調整から会場のセッティングまで大きな負担がかかります。そこで、動画による社内研修やeラーニングを実施すれば、海外支店など遠方の拠点からも参加できるため、研修実施の工数削減に役立ちます。
社員も都合のいい時間・場所で研修やeラーニングを受けられるため、全員が同じ場所に集まる手間やコストもかかりません。商談などでリアルタイムに参加ができなかった社員も、保存された動画を視聴すれば同じ情報を得られます。
事例２）社長や役員の挨拶
会社規模が拡大して社員の人数が増えていくと、社長や役員などの想いを会社全体に浸透させるのは難しくなっていきます。大企業の場合、「社長と直接話したことはない」「姿を見たのは入社式のみ」なんてことも珍しくありません。
動画を活用すれば社長が直接社員に向けてメッセージを発信できるため、資料のみで共有するよりも企業理念を浸透させるのに効果的です。社長や役員が挨拶する際に全社員を同じ場所集める必要がないため、頻繁にビジョンや理念を共有できるようになります。
社員の数がどんなに増えたとしても、動画配信によるメッセージは常に均質に内容を伝えられるため、支店や拠点が多い企業などにおすすめです。
事例３）業務上のマニュアル伝達
社員やパートナー企業向けのマニュアルを動画で共有すれば、紙ベースの資料を配布するよりもイメージが沸きやすくなります。動画なら都合の良い時間に繰り返し閲覧できるため、理解をさらに深められるでしょう。
特に製造工場や飲食店など、機器の操作手順や接客などのマニュアルが必須な業種においては、マニュアルが動画化されていることは業務効率化に大きく貢献します。一度動画を作成すれば何度でも繰り返し利用できるため、指導員の人手不足解消にも役立つでしょう。
業務マニュアルやHowーtoの関連記事はこちらを参照ください。
社内で動画共有するときの準備
社内でスムーズな動画共有するためには、事前準備が必要です。すでにある程度のネット環境や機材が整っているのであれば、準備にそれほど時間はかかりません。
まずは社内の現状を確認してみましょう。どのような動画共有を目指すかによって必要な環境も変わってくるので、事前によく検討して準備を進めていく必要があります。
目的を明確化する
社内向けの動画には、社長や役員のトップメッセージや社員研修、社内広報や業務上のマニュアル伝達など、あらゆる用途に活用できます。
まずは、どのような内容の動画を共有したいかを社内で検討しましょう。何のために動画を共有するのか、その目的を事前に明確にしておけば、動画を制作する段階において方向性のブレが生じにくくなります。
動画共有の環境を整える
社内で動画共有するには、撮影用のカメラやマイクが必要です。視聴する側もパソコンやスマートフォンなどのデバイスを用意しなければなりません。また、通信制限なしで安定した動画配信が行えるインターネット環境も必要です。
社内イントラネットでの公開ができれば良いですが、まだ環境がない場合はツールを選定して構築する必要があります。
動画共有をしたい場合には、動画編集クラウドサービスを使用すると、社内配信のプラットフォーム不要で簡単に動画を共有できます。
「Video BRAIN」では、書き出した動画専用のURLを発行できるため、自社サイトや配信サービスなどへ埋め込む際に手間がかかりません。
現在社内に欠けている点をピックアップして、予算も考慮しながら必要な環境を整えていきましょう。
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社内で動画共有するときの注意ポイント
社内での動画共有はメリットが多い一方で、いくつか注意すべき点もあります。自社に適したツールを利用しないとセキュリティ面でリスクを抱えたり、サーバーに接続できなかったりすることもあるので注意が必要です。
ここでは社内で動画共有するときに気をつけるべきポイントを紹介します。事前に注意点を把握したうえで、慎重に導入を進めていきましょう。
１）情報漏洩のリスクがある
動画配信・共有をするときはインターネットの利用が必要不可欠です。ネットセキュリティのレベルが低いと外部の人でもアクセスできてしまう恐れもあるため、情報漏洩のリスクが伴います。
社内向けの動画コンテンツには、機密情報が含まれているものもあります。大事な情報が外部に漏れないような対策をするのはもちろん、万が一の時の対策もあらかじめ検討しておきましょう。
通信の暗号化や複雑なパスワードの設定などを行うだけでなく、社員のネットセキュリティに関する認知度を高めることも大切です。
２）目的に合う動画共有ツールを選ぶ
社内動画はライブ配信と録画配信の2つに分けられます。リアルタイムで情報を伝えたい場合はライブ配信、いつでもどこでも情報を伝えたい場合は録画配信が最適です。最初からどちらも利用できるツールを選んでおけば、あとで苦労することもないでしょう。
動画共有ツールには同時視聴者数に上限が定められているものもあります。規模の大きな会社で社員向けにライブ配信をする場合、一度に多くの人数がサーバーに接続するため、同時接続数を考えて適切なツールを選びましょう。
社内の動画共有で生産性を高めよう
社内で動画共有することには、業務効率の改善やコスト削減などのさまざまなメリットがあります。複数拠点に同時配信できるため、全社員に同じ情報を過不足なく伝えることが可能です。
今後はテレワークも進み、社内での情報共有が大切な時代になっていきます。動画共有によって円滑な情報共有を行い、生産性を向上させましょう。
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