50種類を超える紙の手順書を動画に。初心者にもわかりやすいマニュアルを内製化

株式会社イズミテクノは、アルミニウムの金属パーツに「アルマイト」という表面処理を施す“アルマイト総合メーカー”として知られています。

長野県岡谷市に本社を構える同社では、事業拡大にあたり2021年に宮城で工場を新設し、教育体制を見直す必要がありました。その際にVideo BRAINを導入し、紙ベースだった手順書の動画化に着手したといいます。一体、マニュアルを動画にしたことでどのような効果があったのでしょうか。

Video BRAINの活用や管理を取りまとめている飯塚容子さん、実際の動画編集を担当する佐々木麻由子さん、そして営業ツールとして動画を活用する井口和憲さんに伺いました。

※2022年3月のインタビュー内容です。

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◆導入前の課題

• 従業員が紙ベースの手順書の更新や活用されていなかった
• お客様に説明するにあたって、作業のイメージをしてもらいにくい
• 動画編集の知識やスキルを持った人材がいない

◆成果

• 初心者でもハイクオリティでわかりやすいマニュアル動画を制作できた
• 50〜60種類ある手順書を動画にしたことで、必要な情報を探しやすくなった
• 作業工程や伝わりづらいサービス内容を動画で公開できるようになった
• 動画活用を通じて現場へのヒアリングや社内メンバーへの情報共有ができ、製品理解にもつながった

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50〜60種類もある紙の手順書をすべて動画に。Video BRAINだから初心者でも内製できた

――Video BRAIN導入以前より、動画を制作した経験はあったのでしょうか。

飯塚：昨年4月に宮城工場を立ち上げるにあたって、新たに現地で人材を採用することになったんです。採用活動にあたって、初めて社内で会社紹介動画を制作しました。本社は長野県にあるので、拠点が離れている中で自社の魅力を伝える必要があったのです。

採用活動の時期にはまだ工場が完成していなかったため、求職者の会社見学などはできない状態でした。遠方の本社に来ていただくことも、実際の工場もお見せできない中で、業務のイメージや会社の雰囲気を伝えるには動画が最適だろうと考えたんです。

――初めての動画制作が「会社紹介」だったのですね。当時、制作を担当した方は動画編集の知識や経験があったのですか。

飯塚：いいえ、全くの未経験でした。会社で動画編集ソフトを購入し、ドローンや一眼レフなどの機材も一式揃え、勉強しながら挑戦してもらいました。そして約1カ月かけて1本の動画を制作したのですが、かなり苦労する場面も多くて。クオリティの高い動画を内製する難しさを痛感した次第です。

――動画制作の難しさを感じていた中、Video BRAINを導入した経緯を教えてください。

飯塚：現地で新しく工場のメンバーを採用したものの、今度は社内の教育体制に課題を感じていたんです。弊社はアルマイトに関する専門的な知識や技術が求められますが、社内のマニュアルがうまく機能していませんでした。当時、50〜60種類もの手順書が紙の資料として存在していましたが、あまり見られておらず、情報もアップデートされていない。実情としては、先輩社員からのOJTで、直接スキルを身につけている社員がほとんどでした。しかし、そうなると異動や退職などで社員が入れ替わる度に情報や知識が途切れてしまいます。

――なるほど。そうなるとノウハウが溜まりにくい一方ですね。

飯塚：はい、そういった意味では宮城工場の新設が会社として転機でもありました。人材の評価基準や教育体制を見直す必要が出てきたため、これを機に社内のマニュアルを改善することになったのです。

文字だけでは作業内容を説明することは難しいため、動画にまとめた方が良いと思い、「初心者にもわかりやすく、誰でも見やすいマニュアル動画を作ろう」と決断しました。

――動画制作にあたり、Video BRAINを選ばれた決め手は？

飯塚：会社紹介動画を作った際、内製化の難しさは感じていたので、できるだけ簡単に制作できる方法を探していたんです。そんなとき、上司がウェブ広告でVideo BRAINを見つけて「良さそうなサービスがあったよ」と紹介したことがきっかけで、他サービスと比較することもなく即決でしたね。未経験でも操作しやすく、担当者がとことんフォローしてくれるところに魅力を感じました。

実作業が未経験だからこそ作れる「初心者目線のマニュアル動画」

――実際の動画編集は佐々木さんが行っているとのことですが、Video BRAINを使ってみていかがでしたか。

佐々木：動画編集は未経験でしたが、想像以上に操作しやすく、直感的に進められました。マニュアル動画は月平均で5〜6本、多いときで10本ほど作る場合もあり、安定して制作できています。

――佐々木さんは現場での実作業も未経験だったと伺いました。そんな中でマニュアル動画を制作するのは難しくはなかったですか。

佐々木：もともと現場とは直接関わりのない部署に所属しており、細かな作業内容は把握しきれていない状態でした。そのため、動画の制作担当として声をかけられたとき、「私にできるのだろうか」と不安でしたね。

ただ、飯塚に「知識のない新入社員が見ても理解できるマニュアルを作成したい。それには、作業内容に詳しい人よりも『初心者の目線』を持った人が必要」と言われたんです。マニュアルは「その分野に精通した人が作るもの」と思っていたので、「そういう考え方もあるのか」と目から鱗でした。

動画も実作業も未経験ながら、Video BRAINの担当者から丁寧なフォローもあり、5カ月経った今では操作もばっちりで、さまざまな機能を使いこなせるようになりました。

※掲載している動画は全てVideo BRAINの配信システムを利用しています。

――ゼロからのスタートにもかかわらず、おひとりで月に5〜6本の動画を作っているということに驚きです。一体、どのように制作しているのでしょうか。

佐々木：50〜60種類ある手順書は、それぞれ数十ページ程度の内容に及びます。まずは読み込んで内容を理解した上で作業現場に行って見学させてもらい、現場で質問を繰り返しながら不明点を解消していきます。

そこから実際に作業工程を動画で撮影。撮った動画はVideo BRAINのフォーマットに沿って落とし込んでいきます。基本的には複数本の動画を同時進行で進め、3割程度できあがったところで各担当者にチェックを依頼。「この部分の表現を変更してほしい」などのフィードバックを反映しながら、7割程度まで完成度を高め、また再度確認。このように確認作業を適宜はさみながら完成まで進めています。

実際に手を動かして作業するのは私ですが、細かな手順を説明してもらったり、動画の内容を確認してもらったり……さまざまなメンバーの協力があってできあがっています。動画制作を通じて現場に対する理解が深まり、社内の団結力も高まったように思います。

――マニュアルを作成する上で、意識しているポイントはありますか。

佐々木：気をつけているのは、「色の配色」と「文字数と言葉選び」でしょうか。紙と違って動きがあるので、視聴していて疲れない色使いを意識しています。それから文字が多すぎると読むのが大変になってしまうので、コンパクトかつ適切な言葉選びを心がけています。

「口頭で説明しにくい作業をお客様に見せられる」営業ツールにも活用

――現在はマニュアルだけでなく、Video BRAINを使って営業資料も作っているそうですね。

井口：作業や商品説明の動画制作は私が担当しており、お客様向けの資料を月に1〜2本ほど作っています。特に作業工程に関しては、お客様に直接お見せできない現場も多くあり、これまで口頭で説明するしかできませんでした。その点、作業風景を動画にしたことで「こんなふうに作業しているんだね」とポジティブな反響をいただけるようになって。弊社のサービス内容をより深く理解してもらいやすくなったと感じています。

また、コロナ禍でwebミーティングが増えたので、直接訪問できないお客様に対しても動画で説明できるというメリットもありますね。

――井口さんは動画を作ってみていかがでしたか。

井口：「自分でも動画が作れるんだ！」と驚きました（笑）。佐々木さん同様、私も動画編集の経験はなく、未知の領域だったんです。でも、Video BRAINはとても使いやすく、担当者の方が適宜フォローしてくれるので安心して作業を進められます。

自分自身としても、営業ツールとして動画を用いることで、これまでよりもイメージを膨らませながらお客様と対話できるようになりました。今後は営業資料だけでなく、「営業マンの紹介動画」にもチャレンジしてみたいですね。たとえば、名刺にQRコードを付けて、読み込むと担当者の人柄や思いが動画として流れるような仕組みを作れたら、お客様との会話のきっかけになるのではないかと思っています。

ウェビナー参加やVideo BRAIN担当者の手厚いフォローでクオリティを高める

――Video BRAINの担当者とは、どのようなやりとりを行なっているのでしょうか。

佐々木：担当の方とは、月1回のミーティングを設定してもらっています。そのときに制作途中の動画を見てもらい、ブラッシュアップするためのアドバイスをもらったりしているんです。社外の客観的な視点で見てもらえるので、いつも新しい気づきをもらえるので助かっています。

たとえば、自分では気づかずに複数のフォントを1つの動画で使用していたときがあったのですが、「フォントは統一した方が見やすい」と担当さんから指摘をもらったことも。そのときにフォントを一括で統一できる機能を教えてもらってありがたかったです。

「最初の何カ月間」などの期間限定のサポートではなく、継続して関係性が続くのもありがたいですね。

井口：ミーティングの場だけでなく、いつでも担当さんに相談できる安心感は大きいですよね。どうすれば良くなるのかをプロの目線で的確にアドバイスしてもらえるので、初めての動画編集でもストレスなく進めることができています。毎月の打ち合わせで「次回までに、このあたりまで制作を進めてみましょう」と目標を設定してくれるのもモチベーション維持につながっています。また、新しく追加された機能や使い方を教えてもらえるのもありがたいですね。

佐々木：同感です。機能が追加されると、ウェビナーを開いてくれるのですぐに活用できます。マニュアル作成者向けの講座など、さまざまなテーマのウェビナーがあるので、いつも学ばせてもらっています。

飯塚：定期的に定例会を実施していただいているおかげで、クオリティとともに制作のスピードも上がってきている点がとてもうれしいです。担当の方ともしっかり連携が取れているので、安心して任せていられます。

――うれしいお言葉をありがとうございます！では、最後に今後の動画活用の方針について教えてください。

飯塚：まずはマニュアル動画化の体制をしっかりと構築し、より働きやすい環境へと整えていきたいです。ゆくゆくは社内のクラウド上に動画を集約し、製品ごとに「業務上で注意すべきポイント」が確認できるマニュアルとしていつでも動画を視聴できる環境を作れたらと考えています。そうすると作業のミス軽減や効率化にもつながるのではないか、と。

また、マニュアル以外では営業のシーンで動画を活用しているだけなので、採用活動にも積極的に取り入れていきたいです。人材が集まりにくい業界なので、求人募集を出すにあたって動画をつけるなどして「面白そうな会社だな」と求職者の皆さんに興味を持ってもらえたらと。さまざまな方向性で動画を活用できそうで、今後がますます楽しみです！

まとめ

Video BRAINの強みの一つでもあるのが、カスタマーサクセスの担当者が併走し、継続的に動画制作のサポートを行うところ。さらに定期的に実施するウェビナーでは、機能の使い方から運用まで、快適な動画制作を後押しするための講座を開催しています。

イズミテクノでは、担当者の知見とウェビナーで得た情報をフル活用し、負担なくクオリティの高い動画制作を実現しているよう。何よりも動画編集は未経験というおふたりが、楽しみながら動画制作に取り組んでいるようすが印象的でした。

人材育成にも力を入れているという同社。今後も動画を起点に「働きやすい環境づくり」と「会社の認知度アップ」を実現されることに期待が高まります。