システムのマニュアルを動画化。社内の問い合わせ件数が減少し、業務効率が向上！

建設機械（建機）や重機、器具などのリース・販売事業を国内外で展開する株式会社アクティオ。

2019年より、人事部がVideo BRAIN を導入後、他部署でも活用の幅が広がっており、現在は社内マニュアルの制作にも役立てています。どういった理由から、マニュアル領域でも動画を取り入れ始めたのでしょうか。また、動画化したことですぐに感じた成果とは？

今回は間接材調達部の藤岡駿人さんに、Video BRAIN でマニュアルの制作を開始した背景から活用状況についてお聞きしました。

---

◆ 主な制作動画

・社内で利用する、購買システムのマニュアル

◆導入前の課題

・紙のマニュアルはボリュームが多く、読みにくい
・ウェブ会議ツールで画面共有しながら説明する様子を録画した、簡易的な動画を使用していた

◆成果

・社内からの問い合わせ件数が減少した
・動画があることにより、現場でマニュアルが拡散されやすくなった
・現場のサポートを行う業務負担が軽減した

---

社内向け購買システムのマニュアルを制作

――所属されている間接材調達部では、どのような業務を担っているのでしょうか。

弊社では、事業活動を進める上で必要な購買品が様々あります。間接材調達部は、各部署が仕入れ先から購入を行うサポートの業務が中心となります。現場で不明点が生じた際などに、対応を行っています。

――では、Video BRAIN で制作している動画の内容について教えてください。

社内で購買システムを利用しており、システムを使う社員に向けて、マニュアルを制作しています。動画では、必要となる手順や使い方などをまとめており、社内向けのサイト上で見られるようになっています。

Video BRAIN の導入は、人事部から紹介されたのがきっかけです。想像以上に操作がシンプルで「これなら自分たちでも使えそうだ」と感じ、間接材調達部でも活用を開始しました。

――以前より、人事部で動画を作られているのはご存知だったのでしょうか。

人事が運用するInstagramの採用アカウントに出演したことがあり、アップされる動画は見ていました。

改めて「会社でもSNSで発信していく時代なんだ」と感じましたし、動画なら社内の雰囲気や仕事の内容が伝わりやすいな、と思いました。

マニュアルと採用の動画では内容や見せ方も異なるものの、動画のメリットは理解していたので、活用するイメージも持ちやすかったです。人事の運用が軌道にのっていることもあり、スムーズに制作が進んでいます。

採用のオンライン化が主流。Z世代のニーズにも、動画で迅速に対応

▲同社で新卒採用にVideo BRAIN を活用する、人事部のインタビュー

社内からの問い合わせが減少し、サポートの負担が軽減

――Video BRAIN を導入する以前は、どのようにシステムの使い方を紹介していたのでしょうか。

紙のマニュアルが中心で、一部、動画を併用していました。ただ、動画といっても、ウェブ会議ツールで画面共有しながら説明する様子を録画した、ごく簡易的なものであり、編集した動画とは大きく異なります。

――紙のマニュアルが中心だった際、どのような課題がありましたか？

まず、ボリュームが多く、読みにくいのが課題でした。紙の場合、100ページほどの分量になってしまうので、利用する側としても、積極的に手に取ろうという気持ちになりにくいのではないかと思います。

また同時に、文章だけではツールの使い方がわかりにくいものです。膨大なマニュアルの中から知りたい情報を見つけても、理解が難しかったりすると、ますますマニュアルを活用することから遠ざかってしまいます。

当時公開していた動画においても、テロップなどが一切ない映像のため、音声を聞く必要があります。営業所の社員などはとくに、ひっきりなしに電話がかかってくる合間に視聴しなければいけません。

現場目線で考えたときに、決して使い勝手の良い状態とは言えませんでした。

ーー通常業務で忙しい現場では、何かと不便な状況だったのですね。

そうですね。日中はお客様の対応をしたりと、忙しい中でマニュアルをチェックすることになります。

だからこそ現在、Video BRAIN で制作する動画では、なるべく短い尺にまとめ、重要なポイントは強調するなど、パッと見て理解しやすいようにこだわっているんです。

テロップも重要ですが、あまり頼りすぎないよう心がけています。文字を詰め込まず、なるべく簡略化するようにしています。

――ここまで制作された動画の成果について、どのように感じていますか？

私たちのポジションは、現場から問い合わせを受け、その解決策を提示するのが基本的な業務の流れです。

Video BRAIN を導入後、手はじめに問い合わせが多い内容から動画化したところ、その分野に関する問い合わせが減ったことをすぐに実感しました。

単純に動画のマニュアルを見て解決したケースが増えただけでなく、動画が持つ拡散力も関係しているように思います。各現場で一人でも動画の存在を知っていれば、「問い合わせる前に、この動画を見たほうが早いよ」とシェアしやすく、一気に周知が進んだのではないかと。

――マニュアルの場合、成果が見えにくい部分も大きいですが、そうした影響はわかりやすいですね。

また、動画を見た上で、問い合わせされるケースも少なくありません。その際も「この動画の何分何秒あたりについて聞きたいのですが……」などと具体的に示してもらえることが多いので、話がスムーズです。その結果、サポートの業務効率は格段に上がっていると思います。

マニュアルは活用してもらうことが肝心。さらなる利便性向上を目指す

――Video BRAIN のサポート体制についてはいかがでしょうか。

自分たちが作った動画をもとに、アドバイスいただけるのはありがたいです。知らなかった機能に関するレクチャーだったり、新しいテンプレートを教えていただいたりするなど、やり取りは非常に有意義だと感じています。

内容や構成だけでなく、ちょっとした装飾やテロップの付け方だけでも、担当者の方からアドバイスいただくだけで、見違えるようにわかりやすい動画になりました。

――――最後に、今後の目標などあれば聞かせてください。

Video BRAIN の導入は、スムーズに購買システムを使ってもらう施策の一環です。我々は、現場のサポートを行う立場だからこそ、社内の皆さんの理解が深まることが一番だと思っています。

現場の不明点に対し、効率的に解決できるよう、引き続きブラッシュアップしながら制作していきたいですね。

――ありがとうございます。さらなるサポート体制の向上につながるよう、期待しています。

終わりに

サポート業務を行う部署だからこそ、細やかな視点でマニュアルづくりに取り組む姿が印象的でした。

マニュアルの動画化は、現場とサポートの双方にとってメリットが大きいもの。現場はいつでも・自由に視聴でき、サポート側も対応の負担を軽減できます。一見すると、紙から動画へと切り替える作業は負担にも思えますが、早いうちから業務負担の軽減を実感したそう。

システムの操作といった伝わりにくい領域だからこそ、確かな手応えにつながっているようです。