会社のメンバー数が増えてくると、各業務内容をメンバー間で共有・引き継ぎする機会が多くなってきます。この時、業務内容が属人化してしまっていると別の人ではなかなか対応ができず、結局、特定の個人に頼った仕事になりがち。事業をスケールしていくうえでマニュアルの存在は欠かせません。
効果的なマニュアル作成に向けては「動画活用」がおすすめです。なぜ、動画でマニュアルを作ったほうがいいのか。動画マニュアルのメリットとおすすめ制作ツールをご紹介します。
目次
再現性のない仕事から脱却しよう！
突然ですが、あなたの会社の業務に再現性はありますか？ 再現性とは、同じ行動や結果を再現できるかということ。こと業務に絞るならば、誰もが同じ手順を進めることができるかといってよいでしょう。
特に中小企業の場合、この再現性の仕組みが整っていない会社も多い傾向にあります。マンパワーやノウハウが足りず、仕組化にまで手が回らないことがひとつの要因です。再現性の仕組みが整っていないとどうなるか……それは、仕事が個人に依存してしまうのです。
仕事が個人に依存してしまうということは、ある業務を担当しているAさんが突如お休みをとったなら。はたまた、突然退職してしまったら、途端に業務は滞ってしまいます。どのように業務を進めたらよいのかをまとめたマニュアルがないのですから当然です。では、会社にマニュアルが必要な理由を整理してみましょう。
業務を標準化できる
マニュアルを作成することによって、業務を標準化させることができます。標準化とは、誰が行なっても同じ結果になるように手続きを統一させるということ。
「どんな時に」「どんな目的で」「どのように」行なうのか、誰が見ても共通の理解がされるように標準化できるのがマニュアルを作成する利点です。先ほどシチュエーションの例であげた突然の欠勤や退職だけでなく、中小企業ならばイレギュラーな対応で突如として業務担当者が変わることもあるでしょう。
そんな時、業務マニュアルが適切に作成され管理運用されていれば、急遽別の人が業務を進めることになったとしても、スムーズに作業を進めることができるはずです。業務マニュアルによって、仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除することができるのです。
人材の成長が早くなる
業務マニュアルが整っていれば、新しい人材の成長が早くなります。というのも、マニュアルがなく業務が属人化している場合、新しく業務を担当することになった人はゼロから時間をかけて仕事を覚えていかなければなりません。
仕事に限らず言えることですが、”車輪の再発明”はとても無駄なことです。ひと昔前と比べて、転職をすることが当たり前になった人材の流動性が高い現在、業務マニュアルを作成していないことは、会社全体のスピード感を大きく落としてしまうことに繋がるのです。
カイゼンのスピードが上がる
業務の改善、いわゆるPDCAサイクルが早くなるというのもマニュアル作成のメリットです。「早くなる」、では不十分かもしれません。正確にいうと「”正しく”早くなる」でしょうか。
PDCAサイクルを正しく回していくには、作業の一つひとつを詳細に振り返ることができる体制づくりが重要です。そうでなければ、何が原因で目の前の結果が生じたのか振り返りようがないからです。
PDCAサイクルの魅力は、理論通りにコツコツとサイクルを回し続けさえすれば、必ず物事が前進するところ。中小企業が変化の激しいVUCA（ブーカ）の時代に生き残るためにも、厳密にマニュアルで業務を管理し、正確に早くPDCAを回す重要性が問われるのです。
ツールの操作マニュアルは動画が適している
業務マニュアルを作成する際、私たちはテキスト（文章）でまとめるのが適しているケースと動画でまとめるのが適しているケースに分けることができると考えています。このうち、動画でまとめるのが適しているケースが「ツールの操作方法」を伝えるマニュアルです。
なぜそう思うのか。それは、ツールの操作は言葉で説明するよりも映像で見せたほうが理解が早いという性質をもっているからです。
マニュアルの性質にもよるとは思いますが、動画は静止画やテキストと比べて短い時間で多くの情報を伝えることができます。1分間の動画に含まれる情報はテキストにして180万語、Webページにして3,600ページにも及ぶためです。
また、2020年3月から国内でも実施されることとなった5G回線も、動画でのマニュアル作成を後押しします。これまで通信環境で動画が途中で止まったり、もっさりしていた方でも5Gが普及することで動画は止まることがなくなるからです。
お客様向けの製品チュートリアルにも便利
動画マニュアルは社内向けだけに有効なのではありません。商品やサービスを購入したお客様向けの製品チュートリアルにも効果的です。
例えば商品やサービスの取扱説明は、テキストや静止画だけではうまく伝わりづらい部分もあるはず。そんなときにチュートリアル動画を見ることで、お客様は使い方のマニュアルをより深く理解することができるでしょう。
また、操作に躓（つまづ）いたとき、一時停止したり巻き戻したりして何度も視聴できるのも動画マニュアルの魅力です。もちろん、テキストでも読み進めるのを止めて読み返せばいいのですが、文章読解の負担に比べれば動画のほうがラクに理解できるはずです。
専業でできる人がいないなか制作時間をどう確保するか
業務マニュアル作成に動画も便利であることをお伝えしました。でも、動画制作の専門知識をもっていない多くの方にとって、動画でマニュアルを作るのは負担に感じられるかもしれません。社内で動画マニュアルを作るにあたっては、以下のような課題が考えられます。
専門スキルをもつ人材不足
一つ目は「動画制作の専門スキルをもつ人材が不足している」ということ。人材が豊富な大企業ならまだしも、社員の少ない中小企業では動画制作をワンストップでできる人材、または制作スキルを自らキャッチアップできる意欲の高い人材があまり多くはないはず。
インハウス（社内）で制作するための人材がいないなら、新たに動画制作スキルをもつ人材を探し採用しなければなりません。別に動画制作が本業であるわけではないですから、採用にコスト（時間やお金）を使うのはできる限り避けたいところです。
そのうえ、仮に採用がうまくいったとしても、自社サービスや商品のことを理解しなければ、制作はスムーズに行なえないでしょうから、さらに時間がかかってしまいます。
社内工数を圧迫してしまう
二つ目は「社内工数を圧迫してしまう」ということ。動画制作スキルをもつ人材を採用したとしても、リソースの少ない中小企業であれば、動画制作だけをやっていればいいというわけにもいきません。他の業務も兼務しなければならないのです。
動画制作はイチから行なうのであれば、企画→撮影または素材集め→編集 と工数がかかる作業です。クリエイティブワークですから、なかなか生産性を一定に保つことも難しく、結果的に社内の工数を圧迫しかねないのです。
仕様変更や修正に時間を要する
三つ目は「仕様変更や修正に時間を要する」ということ。これはマニュアルという性質上避けられないことではありますが、一度完成しても商品やサービスの仕様が変更したとき、または業務マニュアルなら業務フローが変更になった時、都度修正が必要になるのです。
せっかく、手間暇かけて動画制作をしたのに、こうも細かく修正が必要になっては、徐々に徐々に手直しが追いつかなくなり、最終的には「全然マニュアルが更新されていない = マニュアルが使えない」という事態になってしまいます。これは、どんな業界にも通じる”マニュアルのあるある”だと思います。
動画マニュアルは制作コストの短縮が命
動画マニュアルは、必要になったときにスピーディーに制作することが重要です。
そのためにはできるだけ学習コストをかけず、誰でも簡単に撮影・編集ができるようなツールを駆使する必要があるでしょう。
今はスマートフォンの性能も高く、わざわざ高価な機材をそろえなくても動画制作を始められます。スモールスタートで始めてみてはいかがでしょうか。
この記事をシェアする