リモートが推奨され始めてから、高い知名度を獲得しているZoomですが、なぜこれほどの支持を得ることができたのでしょうか。また、Skypeなどの他のコミュニケーションツールと比較して、どのようなメリット・デメリットを備えているのでしょうか。
この記事では、Zoomの概要やSkypeとの違いを説明したうえで、Zoom導入のメリット・デメリットについて詳しくご紹介します。
目次
Zoomとは
Zoomとは、パソコンやスマートフォンなどの端末を利用して、複数人で映像や音声のやり取りができるWeb会議ツールです。
高画質な映像に対応しており、遠隔でもストレスを感じずにコミュニケーションを図ることができます。
オンラインで気軽に会議が行えることから、特にビジネスシーンで活発に使われています。1対1での通話はもちろん、最大で1,000人同時に参加することができるのもZoomの大きな特徴です。
無料版と有料版の違い
Zoomは基本的に無料で使えるツールですが、さらに機能を拡張したい場合は有料のプランを利用することもできます。用意されている有料プランは「プロ」「ビジネス」「企業」の3種類です。
「プロ」が小規模チーム向けで「ビジネス」が中小企業向け、「企業」が大企業向けと考えれば良いでしょう。
プラン料金は月額制で、会議の設定を管理できるホストの契約数によって変動します。
無料版では最大100人まで参加可能ですが、有料版はオプションをつければ最大1,000人まで参加者を増やせます。
また、無料版には「3人以上のグループで使うときは40分以内」という時間制限があるので注意が必要です。
なお、1対1であれば無制限で利用できます。
Skypeとの違い
オンラインミーティングを語るうえで、Zoomよりも早く普及していたコミュニケーションツールのSkypeですが、Zoomとの違いはどこにあるのでしょうか？
SkypeとZoomの主な違いはコンセプトにあります。
Skypeのコンセプトは「ビデオ通話」で、事前にIDを登録していた個人同士が直接つながるスタイルです。
一方、Zoomの掲げるコンセプトは「Web会議」であり、IDを登録する必要があるのはホストのみです。
ホストがオンライン上に会議室を作成し、そこに参加者を招待するとイメージすればわかりやすいでしょう。
また、参加人数に関してもSkypeが50人に対し、Zoomは無料でも100人まで参加することが可能です。
機能においては、録画録音機能や画面共有機能などは、Skype、Zooｍともに搭載されていますが、Zoomにはその他にもSkypeにはない機能が数多くあります。
これらもWeb会議における必要性を考慮した結果だといえます。
また、大人数が参加することを想定し、Zoomはデータ通信量を抑えながら高画質で映像のやり取りができるように設計されています。
Zoomの導入方法
Zoomを導入するときは、まず公式サイトからメールアドレスを登録し、送られてきたメールのリンクからアカウントを作成します。
そして、Zoomアプリをダウンロードしたら、サインインして「新規ミーティング」を選択し、参加者を招待しましょう。なお、参加するだけならアカウントを作る必要はありません。
ホストから送られてくるURLをクリックし、Zoomアプリをダウンロードすればすぐに参加可能です。
Zoom導入のメリット
ここでは、Zoom導入のメリットについてご紹介します。
誰でも簡単に参加できる
Zoom最大のメリットは、ホストから送られるURLをクリックするだけで、誰でも簡単にWeb会議に参加できるという点です。Skypeの場合は、事前にアカウントを取得したり、IDを共有したりする必要がありますが、Zoomでは事前準備が一切いりません。
そのため、パソコンやスマートフォンの操作が苦手なユーザーも問題なく使用でき、大人数を集めるときも手間がかからないのです。
接続が安定している
前述でも述べたように、Zoomでは会議中に接続が途切れないように、少ないデータ量で通信できる設計となっています。
大人数でミーティングを行っても接続が比較的安定しており、ストレスを感じずに使うことができます。
Zoomのデータ通信量に関する公式の数値は発表されていませんが、「ZoomのWeb会議は接続が途切れにくい」と多くのユーザーが感じているようです。
多彩な機能が使える
他のビデオ通話ツールに比べて、Zoomには多彩な機能が備わっています。
まず、背景を自分の好きな画像に変えることができます。
部屋の様子が映らないようにしてプライバシーを守ると同時に、楽しい気分で会議に参加できるようになるでしょう。
画面を共有する機能にも幅広い使い方があり、パワーポイントの資料を画面に表示しながら講義したり、スマートフォンの画面を共有して操作方法を教えたりすることができます。
また、文字やイラストを書きこめるホワイトボードも共有できるため、顔を合わせて行う会議のように柔軟な形で情報伝達が図れます。
その他、ブレークアウトルーム機能や遠隔操作機能など、多彩な機能を活用して自由度の高いWeb会議を行うことができるのです。
Zoom導入のデメリット
ここでは、Zoom導入のデメリットについてご説明します。
無料プランに機能制限がある
Zoomは基本的に無料で利用できますが、3人以上で使うときは40分の時間制限があるので注意が必要です。
そのため、ビジネス利用などで長時間のWeb会議を予定している場合は有料プランを利用する必要があります。
また、無料プランは参加人数の上限も有料プランより少なく、最大で100人までとなっています。
全社会議のような大規模なイベントでZoomを使うのであれば、無料プランは適していません。
メッセージアプリとしては使えない
Skypeにはチャット機能が備わっており、ビデオ通話をしていないときもテキストでメッセージをやり取りすることができます。
一方、Web会議に特化しているZoomの場合、通話中以外はテキストによるコミュニケーションができません。
そのため、Web会議を始めるときの連絡などは別のメッセージアプリを使って行う必要があります。
事前にWeb会議を開催する日時を決めて共有しておくと、スムーズにZoomが利用できるでしょう。
まとめ
利用者数を大きく伸ばしたWeb会議ツール、Zoom。Skypeと比べて利用できる機能が多く、データ通信量が少ないので高画質な映像がスムーズにやり取りできます。
ただし、無料プランでは時間や人数に制限があるため、ビジネスシーンで使うときは有料プランを利用する必要があるでしょう。
在宅勤務を実施しているなら、Zoomを使ってストレスのないWeb会議を実現させてみてはいかがでしょうか。
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