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オンライン会社説明会を成功させるには?ポイントを徹底解説

新型コロナウイルスの影響をはじめ、就職活動の多様化に伴い、採用活動のオンライン化が進んでいます。オンライン会社説明会を実施するにあたり、「オンラインで説明会を開催したいけれども、どのように実施すれば良いのか」「より採用効果を高める開催方法を知りたい」と悩む人事担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、オンライン会社説明会のメリットや成功させるポイントを解説します。学生を惹きつけるオンライン説明会のポイントを押さえ、採用活動に生かしていきましょう。

オンライン会社説明会とは

「オンライン会社説明会」とは、その名の通り、インターネットを経由して開催される会社説明会のことです。会社説明会では、企業が就職活動をする学生に向けて事業内容や募集要項などについて説明し、学生からの質問に答えます。
自社についてより深く理解してもらい、選考の応募を促す役割を果たす会社説明会は、採用活動において欠かせないプロセスです。

オンライン会社説明会の必要性

近年、インターネットから就職活動の情報収集を行う学生が増えています。同様に、会社説明会もオンラインで参加したいと考えている学生が多いようです。

就職みらい研究所が発表した「就職白書2021」によると、「個別企業・各種団体等の説明会・セミナー」の参加方法について、「Web上で開催されるものに参加する」と回答した学生が29.6%という結果に。さらに翌年の調査では、同回答が42.9%と13.3%増加しており、オンラインを希望する傾向が高まっていることがわかります。
オンラインイベント事業を手がけるガリレオスコープ株式会社の調査によると、オンライン会社説明会に参加した学生の満足度は、5点満点のうち3.79点でした。「会場に行くまでの時間と交通費が不要なので非常に助かった」「移動がない分、多くの企業の説明会に参加できた」「ウイルス感染を心配せず安心して参加できた」と評価する声が寄せられています。

【参考】就職白書2021|就職みらい研究所
【参考】就職白書2022|就職みらい研究所
【参考】就活生の約3割、参加した会社説明会は「全てオンライン」開催だった|まるごとDX

オンライン会社説明会の実施方法

オンライン説明会は、ZoomやSkype、Google meetといったオンライン会議ツールを使用して行います。主に2つの開催形式があるため、それぞれの特徴を把握したうえで、利用シーンに合わせて使い分けると良いでしょう。

録画型説明会

「録画型説明会」は、事前に録画しておいた内容を当日に配信する形式です。撮り直しや動画の編集が可能なため、完成度の高い内容を配信できる特徴があります。

一度収録しておけば、繰り返し活用できるため、説明会を複数回開催したい場合にも最適です。「登壇者の拘束時間が収録時のみで済む」など、負担を減らして効率良く実施できる点も大きなメリットでしょう。

また、学生側にとっても、いつでも好きな時間に視聴できる利点があります。一方、その場でコミュニケーションをとったり、質問するのが難しかったりするデメリットも。録画型で実施する場合、どこかで社員と話せる場を設けたりするなど工夫が必要です。

内容がしっかりまとまった伝わりやすい動画を配信することで、自社への興味を深めてもらうきっかけとなり得るでしょう。

「多くの学生にアプローチしたい」「自社に興味を深めてもらうきっかけを作りたい」といった場合には、録画型説明会が適しています。

ライブ型説明会

「ライブ型説明会」はオンライン会議ツールを用いて、リアルタイムで行われる形式です。企業と学生が直接会話できるほか、チャット機能を活用してコミュニケーションを取りやすいのが特徴です。

企業側は学生の反応を見ながら進行できるため、理解を促進できるのがメリットです。また学生にとっても、実際に働いている社員の雰囲気を感じられ、働くイメージを持ちやすいといったメリットがあります。

また、ライブ型説明会は決まった時間に行うため、比較的志望度の高い学生が集まりやすい傾向にあります。開催するたびに事前準備は必要になりますが、しっかりとコミュニケーションを取りながら学生と信頼関係を築きたい場合は、ライブ型が適しているでしょう。

会社説明会をオンラインで行うメリット

オンライン会社説明会にはさまざまなメリットがあります。オンラインで行う利点をふまえ、より効率的な採用活動を実現させましょう。

各種コストの削減

会社説明会をオンラインで行う場合、オフライン開催と比較してコストを削減できます。

対面で行うオフライン説明会では、社内の会議室を確保するほか、大人数が収容できる社外の会場を抑えなければなりません。社外の会場を借りる場合、会場の手配から設営、資料の準備、片付けなどが必要となり、受付や進行を行う人的リソースも発生します。さらに遠方の会場で実施するならば、社員の移動コストもかかります。

一方、オンライン会社説明会は、インターネット環境とツールさえあれば、どこでも開催が可能です。会場を手配する必要がなく、会場選定や当日の運営にかかるコストを削減できます。また、社員もオフィスや自宅からでも参加できるため、交通費や移動時間などのコストもかかりません。

さらに、録画型説明会を再活用すれば、社員の稼働時間も減らせるでしょう。

大人数の参加が可能

オンライン会社説明会では、オフラインでの開催に比べて多人数への対応が可能です。

リアルの会場で開催する場合、会場の大きさによっては参加人数を制限せざるを得ません。さらに、現在は新型コロナウイルス感染防止のため、隣席との距離を離すなどの対策も必要となり、より参加人数が制限されてしまうケースもあるでしょう。

使用するツールにもよりますが、オンライン会社説明会ならば数百人規模の参加にも対応できます。さらに、時間を指定しない録画型説明会を活用すれば、さらに大人数へのアプローチも可能です。

資料の配布が簡単

オンラインで実施すると、説明会で配布する資料を電子データで送付します。

電子データならば簡単に資料を配布できるため、印刷して1枚ずつ配布する紙の資料に比べて大幅にコストの削減が可能。

1枚ずつ人の手作業で配布する紙と違い、配布時のミスが起こりにくいメリットもあります。

例えば、オフラインの説明会で紙の資料を用いる際には、配布資料の確認や資料が不足している学生へのフォローが必要です。一方、オンライン会社説明会では、電子データで配布するという方法を選択できるため、こうした工程も省略できます。

大量の紙を使用せずに済むため、自社のペーパーレス化や環境保全に貢献できる点もメリットだと言えるでしょう。

オンライン説明会を成功させるポイント

企業説明会の目的は、参加した学生に興味をもってもらい、選考につなげることです。オンライン説明会を成功させるためには、対面の説明会では問題にならなかった通信環境や途中退出などを克服し、クロージングも工夫する必要があります。ここでは、オンライン説明会を成功させるためのポイントについて、具体的に見ていきましょう。

開催時間を工夫する

オンライン会社説明会に多くの学生を集めるためには、学生の参加しやすい時間に開催することが大切です。

マイナビが発表した「2023年卒 学生就職モニター調査 3月の活動状況」によると、学生が「ライブ形式のWebセミナーに参加しやすい」と回答した時間帯は午後2時台が最も多く、午後1時〜3時が学生の参加しやすい時間帯であることがわかります。

時間を指定して開催するライブ型説明会の場合は、午後1時〜3時の時間帯を狙って設定するといいでしょう。

【参考】2023年卒 学生就職モニター調査 3月の活動状況|マイナビ

印象に残る演出を心がける

画面越しのオンライン会社説明会では、表情や仕草などの非言語コミュニケーションが伝わりづらく、淡白な印象を与えてしまいがち。そのため、学生に好印象を持ってもらうためには、より感情の伝わりやすい演出を心がけることも大切です。

説明会の構成は、単調にならないよう映像を盛り込むなど飽きさせない工夫をするといいでしょう。話す際にはしっかり抑揚をつけ、やや大きめの身振り・手振りを交えて情熱が伝わる話し方を心がけ、いつも以上に明るい表情と大きな笑顔を意識してください。手元の資料に目線が落ちていると冷たい印象を与えてしまうため、常にカメラ目線で話すことも大切です。

聞いている学生の集中力を保つためには、説明する内容によって担当者を変更したり、複数の社員による座談会形式を取り入れたりすることも効果的です。

説明は端的にまとめる

オンライン会社説明会は、気軽に参加できる分、興味をもてないと途中退出してしまう学生もいます。ただでさえ一方的な印象になりやすいオンライン説明会で、説明が長くなりすぎると学生の離脱につながってしまうため、話は端的にまとめることを心がけましょう。

説明会で話す内容も重要です。ホームページを見ればわかることを長々と説明されると、学生は途中退席してしまうかもしれません。具体的な仕事内容や社風のわかるエピソード、入社してからの待遇面など学生が知りたい情報を厳選して伝えるようにしてください。

通信環境を整えておく

オンライン会社説明会の開催には、安定した通信環境が必要不可欠です。通信環境が不安定だと配信の乱れや停止につながり、学生にしっかり情報を伝えられないだけでなく、企業としてもマイナスのイメージをもたれてしまう恐れがあります。

Zoomなどのオンライン会議ツールについても同様で、使い方をしっかり把握しておく必要があるでしょう。スムーズに入室できない、円滑にコミュニケーションを取れないといった問題があると、学生にストレスを与えかねません。

オンライン会社説明会の開催前には、音質や画質に問題がないか、入室許可や画面共有、チャット機能によるコミュニケーションが問題なく行えるかを必ずテストしておきましょう。
企業説明会がスムーズに運営されているかは自社に対する印象を大きく左右するため、不安要素がある場合はしっかり対策を講じることをおすすめします。

チャット機能を有効活用する

オンライン会議ツールには、説明会の開催中にリアルタイムで学生とコミュニケーションを取れるチャット機能が備わっています。説明中であっても、質問やコメントを手軽に受信しリアルタイムで返答できるため、学生の理解を促進しやすくなります。

対面式の説明会では発言しづらいという学生でも、オンライン説明会のチャット機能を活用すれば気軽にコメントを送れるため、さまざまな学生の意見を引き出しやすい点もメリットの一つです。

学生がコメントを送りやすくなるよう、常時コメントを受け付けている旨のテロップを表示したり、最初に簡単なクイズや質問を投げかけてチャット機能の使い方を確認する時間を設けてみたりしてもいいでしょう。

また、アンケート機能を活用すれば、開始前に「今日聞きたい内容はなんですか?」といったアンケートを取ることも可能。学生の要望に合わせて柔軟に内容を盛り込めば、より満足度の高い説明会を実現できるでしょう。

説明会終了時のクロージングに注力する

対面式の企業説明会では、説明会終了後にそのまま選考を行うなど次のステップに誘導する工夫ができました。オンライン説明会でも、参加した学生に選考へ進んでもらうための導線を設計する必要があります。

オンライン説明会は気軽に参加できる分、説明を聞いただけで離脱してしまう学生も一定数存在します。離脱を防いで選考に進んでもらうためには、説明会のクロージングに注力することが大切なのです。

オンライン説明会に参加した学生には、なるべくタイムラグが発生しないうちにアクションを起こすことが有効。例えば、説明会のクロージングではチャット機能でエントリーフォームに誘導して実際に登録してもらう、アンケート機能を活用して意志表示をしてもらうなどの手法を用いることもおすすめです。

選考希望の学生に対しては当日のうちに日程調整を行うなど、迅速な対応を心がけましょう。

まとめ

オンライン会社説明会は、コストを削減しながら効率的に採用活動を進められる非常に便利な手段です。気軽に参加できるだけに、学生を離脱させない工夫や選考へ誘導する仕組みづくりが重要だと言えるでしょう。

この記事でご紹介したポイントを参考に、自社に合った方法でオンライン会社説明会を開催することをおすすめします。


 

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