人材採用の流れは？採用計画の立て方や改善点も解説

採用活動を開始したのち、実際の入社に至るまでにはさまざまな工程が含まれます。全体の流れをおさえ、一つひとつ進めていくことが成功の近道です。

現在、新卒採用を行う中で、課題を感じている担当者は多いのではないでしょうか。とくに人事に配属されたばかりの場合、どのように進めていったら良いのか悩む方も少なくありません。
そこで本記事では、採用活動の流れを徹底解説します。より効果的に採用活動を進められる方法についてご紹介します。

新卒採用の主な流れ

企業が人材を採用するまでには様々なプロセスがあります。まずは、基本的な新卒採用の流れを説明します。

求人サイトや採用サイトに情報を掲載

求人募集をする際、自社の求人情報を掲載するのが一般的でしょう。求人サイトに載せるほか、自社サイトや採用サイトなどにアップしたり、SNSなどを活用したりする方法があります。

説明会やイベントの実施

オンライン上に情報を掲載しただけでは、自社の魅力をなかなか伝えきれないものです。説明会は、企業と求職者が顔を合わせる場となります。会社の説明会を実施することで、自社への理解を得られやすくなります。また、企業理念や経営方針などの理解を深めることにより求職者の志望意欲を引き出すことが望めるでしょう。

会社の説明会は自社で独自に実施するほか、合同説明会や就活セミナーに参加して行うものもあります。また、会議室や会場ブースなど対面で説明会を行うことが主流でしたが、昨今ではオンライン会社説明会も実施されています。

筆記試験や書類選考の実施

会社の説明会や求人募集活動を通し、実際に応募があった求職者の書類選考・筆記試験を行います。

履歴書や職務経歴書などの提出書類を元に書類選考を行います。最近ではオンライン上での提出が主流になっています。
筆記試験は、求職者の適性を見る目的があります。一般常識や時事問題の他、独自に作成したテストをするケースもあります。オフィスなどに学生を集めて対面でテストが実施されていましたが、Webシステムを利用したテストも増えてきています。

面接の実施

人事担当者との面接ほか、現場担当者や役員など複数名にわたって面接を行うのが一般的です。また、面接ではグループディスカッションなどを取り入れている企業も多くあります。

面接では企業側が学生の適性を見極めているのはもちろんですが、学生も企業を判断する場になるため、好印象を残せるように工夫が必要です。

内定を出す

書類選考・筆記テスト・面接を実施し、合格者には内定を出します。内定の連絡は電話やメール、書面で行うケースが多いです。企業は最初に「内々定」を出し、学生に承諾してもらうことで「内定」となります。

採用計画の立て方

採用計画を立てる際の流れとポイントを紹介します。求人募集の予算決めから採用スケジュールの決定、面接選考時のルール決めなど重要な項目を流れに沿って説明します。

採用方針の決定

まずは競合他社や自社の分析、要員計画に基づき、実現可能な目標採用数やアプローチの方針を決めます。具体的な年間採用活動計画を立てるための基礎として、採用活動の考え方や目的を定めるプロセスです。

複数の部署・ポジションで採用活動を進めるなら、採用ターゲット別に目標採用数やアプローチの方針を決めることが求められます。広告費や採用単価など、ターゲットごとにかけられる予算も計画しましょう。

採用基準の明確化

人事担当者は経営方針・事業計画に基づいた目標を立てがちですが、目標採用数にフォーカスすると「数合わせ」の採用になりかねません。現場のニーズもヒアリングし、人材に求めるスキルや資質も詳細に把握しましょう。

ただし、現場のニーズは即戦力人材を求めがちです。採用基準を上げ過ぎると将来有望な人材を取りこぼす恐れもあります。ここで人材に求める条件を「MUST」と「WANT」に分けるのがポイントです。

・MUST条件：「必須」の条件
・WANT条件：「あるとなお可」の条件

人事・現場のニーズをすり合わせ、MUSTではない条件はWANTとし、条件をスリム化することが大切です。

求人メディア・採用ツールの選定

採用活動に当たっては、採用候補者の集まりである母集団の形成が必須です。母集団形成には広告や説明会を利用しますが、利用する求人メディア・採用ツールが多いほど効果的とは限りません。

メディア・ツールによって利用者層は異なるので、ターゲットに効果的にアプローチできるものを選定することが大切です。効果が得られにくいツールを使っても無駄なコスト投下になってしまい、採用活動を圧迫します。過去の振り返りから費用対効果を検討し、ターゲットの傾向を加味してメディア・ツールを選定しましょう。

年間採用活動計画の作成

採用方針や採用基準・予算を決定し、利用するメディア・ツールを選定したら、年間採用活動計画を立てる準備が整います。過去の振り返りから分析した採用課題を加味し、変更を加えて採用スケジュールを立てましょう。

広告の掲載期間や選考期間、教育・研修期間など、時系列に沿ってスケジュールを立てます。全体スケジュールをチェックシート化し、各項目の達成度や課題を可視化することもポイントです。このチェックシートは毎年データとして蓄積できるので、今後の振り返りに利用できます。

内定者をサポートするまでの流れ

内定後に起こる問題として、「内定辞退」が挙げられます。内定辞退は労働者の自由であり、企業側から引き留めることは原則できません。そこで、内定辞退が起こらないよう、適切なサポートが必要です。

SNSやメールなどを通じて情報を発信する

内定者に向けて必要な情報を提供し、入社へのモチベーションを上げるように工夫しましょう。

たとえば、社内のようすや事業部の動きなど、働いているようすがわかるコンテンツを発信するのは有効です。SNSを通じて発信するほか、定期的にメールなどで案内する方法もあります。

公開できる情報範囲内で、内定者が求めている情報を提供しましょう。

内定者と信頼関係を築く

企業と内定採用者の信頼関係を築くことにより、内定辞退を引き留められます。内定から入社日まで期間が空いている内定者は、就職に不安が出てくることが多いでしょう。個人に向けた的確なフォローが内定辞退を防ぎます。

内定後に開催するイベントは負担をかけないものにする

内定者フォローの為に内定採用者へ過度な負担をかけるイベントを実施することは、内定辞退を招く要因となりえます。

内定から入社日まで一定の期間がある新卒採用の場合は、頻繁にイベントがあると負担に感じてしまう可能性があります。連絡頻度とあわせて、適切なタイミングやボリュームを考えるようにしましょう。
またイベントでは、オンライン上だと負担も少なくおすすめです。

優秀な人材の採用につながる4つの方法

採用となった後も離職やスキルのミスマッチがあるなどして、採用活動を継続しなければならなくなることがあります。そういった事態を防ぐためにも優秀な人材を採用したいところです。

本項では優秀な人材を採用しやすい4つの方法を紹介します。

時期にこだわらず採用活動をする

時期にこだわらず通年採用していくことにより、一括採用では出会いにくい人材に出会え、じっくりとした採用活動が可能になります。

一方で、コストが高くなる、採用担当の負担が増えることが懸念されます。採用活動の方法は、低コストであまり手間のかからない方法を検討することが重要です。

オンラインで採用活動を進める

採用活動をWeb化することにより、時代に合った優秀な人材を獲得することが見込めます。新型コロナ対策が重要となった2020年の流れから、採用活動のWeb化は大幅な伸びを見せています。

採用活動のWeb化を進めることにより、Webとのかかわりが身近な若い人材の獲得と採用活動のデータ化・簡略化が望めます。

採用代行などアウトソーシングを利用する

優秀な人材を採用しやすい方法として、採用活動をアウトソーシングでサポートしてもらう方法があります。採用活動の実績が少ない企業は、アウトソーシングを活用することにより効率的に優秀な人材を獲得できる可能性が高まります。

デメリットとしては、アウトソーシングに頼りすぎると自社内での採用活動のノウハウや実績を積み重ねにくくなるという点が挙げられます。アウトソーシングに頼る部分と自社で行う部分の見極めが重要でしょう。

リクルーター制度を導入する

リクルーター制度とは、採用担当以外の社員が新卒採用に関わる制度です。リクルーターに選ばれた社員が出身大学へ連絡し、学生へアプローチすることにより優秀な人材獲得を試みる方法になります。

リクルーターは一般社員から選ばれるため、業務の負担が増えることが懸念されます。また、能力不足や不適切な言動・対応により企業イメージが下がる可能性もあるため、慎重な運用が不可欠です。

まとめ

採用活動にはさまざまな工程があります。忙しいと目先の仕事に追われてしまいがちですが、採用全体の流れを理解し、今やっている作業が何につながっているのか把握することは大切です。採用計画をもとに、基本的な流れに沿って丁寧に進めていきましょう。