紙ベースのマニュアルの動画化を実現！

東京都と大阪府を拠点とし、およそ300棟ものビルの管理をしている「東洋ビルメンテナンス株式会社」。ビルの設備管理のほか、警備や清掃、10年ほど前から太陽光発電所の管理も行っています。
今回、社内に多くあるマニュアルを動画化したいと考え、Video BRAINを導入しました。

マニュアルの動画化を目指し、活用を検討

――以前から動画は活用されていましたか。

「動画を使った研修などは以前から行っていました。その頃から動画の有効性は感じており、本格的に動画を活用したいとは思っていました。」

――動画活用を検討した背景を教えてください。

「ビルの管理などについて、紙ベースのマニュアルが弊社に多くあるのですが、枚数がかさむうえ、読みこむために時間を要してしまうことが難点でした。また、動画は1分間で180万語もの情報量を伝えることができると聞いたこともあるため、紙ベースのマニュアルを動画化したいと思ったのがきっかけです。
手順を一個一個確認しながら行う際は紙のマニュアルの方が便利ですが、細かい動作などは文字や図だけでは完璧に伝えることが難しいため、動きがあるものを説明する場合は動画の方が適しているのではと考えていました。」

――Video BRAINを導入した経緯を教えてください。

「弊社社長は、動画導入について積極的で、御社のVideo BRAINを知っており、私たちに導入について検討するよう指示を受けました。トライアルの結果、使用感に惹かれ、また費用の面も問題がなく、導入を決めました。」

――導入の決め手になったことはありますか。

「クラウドサービスなので、インターネット環境とアカウント情報さえあればどこにいても動画制作が可能である点です。他社にはあまりないため、Video BRAINならではだと思います。」

部署ごとで行うマニュアル動画制作

――現在はどのように運用していますか。

「主にマニュアルを動画化しているのですが、各部署にマニュアルが存在するため、該当する部署の担当者がVideo BRAINを操作し制作する形で運用しています。動画制作のための専属部署は存在せず、動画の素材も制作時に各部署で撮影を行っています。
ほとんどの社員に動画制作の経験がなく、最初は不安でした。ですが、Video BRAINのクラウド内に蓄積されている過去の動画を参考にして制作しているためか、だんだん動画の質が上がってきていますね。
動画にナレーションを入れたり、社員が演技を行ったりと、Video BRAINを通じて社内コミュニケーションがとれているように感じます。各部署で動画の個性があらわれているため、動画を見るのが楽しいです。」

――どのようなマニュアル動画を作成していますか。

「技能実習生向けに、ビジネスマナーや業務についての動画マニュアルを事業開発部が作っているものや、実際の警備業務を伝えるために警備員さんにインタビューをしたものなど、各々の部署で必要な動画を作成しています。」

――Video BRAINを導入してどのように感じていますか。

「Video BRAINは説明書を見なくても、直感的に操作が可能なため、簡単に動画制作ができています。導入してから数時間で動画が完成したため、驚きました。他部署に展開する際も、初めに私が簡単に説明しただけで、あとは各々が操作しながら習得し、制作しています。短期間で未経験でも動画制作ができるのはVideo BRAINならではだと思います。
また、Video BRAINは私たちユーザーの声をきちんと聞いてくれて、バージョンアップにも反映してくれる点がとても嬉しいです。」

――動画を使う上で工夫している点や役に立つ機能などありますか。

「重要なポイントはテロップを強調させ、目立たせることでわかりやすく情報を伝えられるよう工夫しています。
役立つ機能ですと、テロップの自由配置です。好きなところに文字を置けるようになり、表現の幅が広がりました。また、長尺動画の制作にも対応するようになったため、詳細に情報を伝えることが可能になりました。
ほかにも、ナレーションを入れられる機能は、テロップだけでは伝えきれない部分を音声で補填できるのでとても役立っています。」

――作成した動画はどのように活用していますか。

「社内向けの動画のため、社内サーバーにアップロードしています。動画が完成したタイミングで社内に向けて周知を行っています。」

――動画を取り入れた効果はありましたか。

「作業についての注意喚起などは、動画化することで紙ベースのマニュアルよりかわかりやすく伝えることができているなと実感しています。
また、マニュアルを動画化して格納することによりタブレット、PCがあれば閲覧でき、必要な部分のみ繰り返し再生し確認することができるため、役立っています。」

――今後の展開をお聞かせください。

「まだまだ動画化していないマニュアルが多く残っているので、引き続きマニュアルの動画化を進めていく予定です。また、現時点では社内向けの動画しか制作していないため、社外向けの動画の制作も考えています。例として、採用の場面での会社説明会用の紹介動画など、視覚的に弊社のアピールを行っていきたいです。」

※ 記事は2021年2月インタビュー時の内容です。