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Zoomとは? Zoomの特徴を知って基本の使い方をマスターしよう

テレワーク Zoomとは? Zoomの特徴を知って基本の使い方をマスターしよう

オンラインでの会議を利用して、手軽にコミュニケーションをとろうという動きは、多くの企業が注目しています。この記事では、オンライン会議などでよく活用されている「Zoom」について、特徴や基本の使い方について解説します。

Zoomとは?

業務改善や働き方改革の一つのソリューションにリモート会議があります。
わざわざ出張して参加者全員を会議室に集めてミーティングするのではなく、オンライン上で会議を開催し、参加者はぞれぞれの状況にあわせた場所とデバイスを利用してミーティングに参加するというスタイルです。以前から行われたテレビ会議システムに比べ、より安価でストレスフリーな方式であることから注目されています。

Zoomは、さまざまなリモート会議システムの中でも、クラウドシステムを利用し、さまざまな機能がついている会議システムとして人気があります。
PCだけでなくタブレット端末やスマートフォンなどの一般デバイスから、Webブラウザやアプリケーションを介してオンライン上の会議に出席できます。対応しているOSもWindows、MacOS、Android、iOSなどほとんどをカバーしており、画像を共有して会議を進めることができます。

また、Zoomは、国内だけの会議システムではありません。
ネットワークを介したつながりなので、全世界で利用することができます。

Zoomの機能と特徴

Zoomを利用して、通常の会議はもちろんのこと、社内研修やセミナーなどをオンラインで開催することもできます。ここでは、Zoomの機能と特徴に注目して、ビジネスユースでの利用に関して説明します。

通話・会議機能

Zoomの利用は、無料のライセンスと有料のライセンスの2種類があります。
無料のライセンスでは、Zoomの簡単な機能は利用できますが、ビジネスユースで利用する場合、制限があります。その一つが、会議時間です。
無料のライセンスでは3人以上で会議を行う場合、40分以内という時間制限が設けられています。
有料のProライセンスであれば、制限時間は24時間となっています。
会議を開催したユーザーに加え、2人以上の参加者がいる会議で、40分を超える長時間の通話をしたい場合は、有料での利用を選択するのがよいでしょう。
有料のZoom機能を使えば、時間を気にせずリモート会議をを行うことが可能です。

また、企業でZoomを利用する場合は、「Zoom Rooms」という会議室やミーティングスペースといった場所に、常設できるプランもあります。既存のシステムから簡単にアクセスできるようになるため、遠隔地をつなげた会議も可能になり、活用の幅も広がります。

録画機能

ビジネスでの会議においては、会議内容を議事録に落としこむ作業はとても重要です。
Zoomでは録画する機能が搭載されているため、会議の中身をそのまま保存し、記録できます。
そのため、議事録のようなまとめた内容ではなく、細かく会議の内容を振り返ることができます。

録画データはZoomに参加したPCのローカルデータとして保存することはもちろんですが、有料プランに契約しているメンバーでれば、クラウド上にも保存することもできます。
クラウド上に保存することができれば、同じアカウントで別のデバイスからアクセスが可能です。
また、他のユーザーへ共有する場合もURLを送付するだけで共有可能です。

ユーザー管理機能:アカウント管理

Zoomがビジネスシーンで採用されている理由の一つにもなっているのが、ユーザー管理機能です。
ユーザー管理機能であるアカウント管理は、Zoomを使った会議などが円滑に行われているか、通信状況に問題はないかといったZoom利用に関し、運用面でのサポートをする機能になります。
単に招待されたZoom会議に出席するだけであれば、ユーザー登録の必要はありませんが、Zoomを利用して会議を開催する場合は、まずは会員登録をする必要があります。

さらに、有料で利用する際には、このアカウント管理の機能を活用して、社内のITツールと同様に、Zoomの利用に関するユーザーの利用履歴を管理したり、トラブルシューティングに対応したりすることになります。
ビデオやオーディオ、チャットファイルなどの各ユーザーの利用履や、会議通信状態のリアルタイム監視などができ、結果は、クラウド上に記録され管理され、必要に応じてCSVファイルでエクスポートすることも可能です。

ビジネスアプリ連携

Zoomは、単独でリモート会議に利用することもできますが、現在自身で利用している他のアプリケーションと連動させてより便利に使いこなすことができます。
例えば、スケジュール管理のアプリとつなげると、Zoomのミーティング予約をスケジュールアプリで調整できるようになります。

ビジネス利用で便利なシングルサインオンとの連携も可能です。
さまざまなビジネスアプリとの連携機能によって、より有用性の高いZoomの利用が可能です。

Zoomで会議に参加する方法と企業での導入例

Zoomで会議に参加する方法と企業での導入例

Zoomは、ブラウザを利用して利用することもできますが、PC、スマートフォンなどのデバイスにアプリをダウンロードして利用するとより快適に使うことができます。

Zoomでオンライン会議に参加

会議を設定しているユーザーをホストユーザーと呼びます。
自分がホストユーザーでない場合は、ミーティングのURLがホストユーザーから送られてきますので、そのURLからアクセスします。デバイスにZoomアプリをインストールしている場合は、アプリを使って参加するかどうかを聞かれますので、アプリで開く場合は、そのままタップすることでアプリでの参加が可能になります。

Zoomのビジネス利用:海外拠点とのミーティング

Webを介したミーティングを、Zoomを利用して実施することができます。
多くの企業は国内だけでなく、海外にも拠点を持っています。
Zoomを利用すれば、場所を考慮することなく会議を招集することができますので、社内のコミュニケーションがより活発に行われるようになります。

Zoomのビジネス利用:リクルーティング

Zoomを活用してより活発な活動をしているのが人事部門です。
個別の面接はもちろんのこと、内定者とのコミュニケ―ンツールとして利用されています。
まだ入社していない内定者への密なフォローは、人事フローの中でとても重要です。
全国から採用をしている企業においては、入社までのフォローが、地方の内定者にまで行き届かない場合があります。

Zoomを利用することで移動による負荷を低減し、より親密なフォローができます。

まとめ

Zoomは、PCだけでなくスマートフォンなどのデバイスとの親和性も高いアプリケーションです。
便利に利用できるだけでなく、手軽もあり、さらにビジネス利用のためのさまざまな特徴を持っています。
実際に使ってみると簡単に使うことができると驚くユーザーも少なくありません。

一度使うと便利さがわかるZoomで業務効率をあげていきましょう。


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