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社内の情報を動画で共有!生産性を上げる情報伝達方法を解説

動画マーケティング インハウス動画

自宅に限らず、外出先などさまざまなシーンで多くの人が気軽に動画を視聴するようになりました。
動画視聴の一般化に伴い、企業内における情報発信やコミュニケーション手段としても、動画配信が活用されるようになっています。

この記事では、社内で動画による情報伝達・共有を行うことの有用性をご説明し、社内で動画配信を活用することのメリットやおすすめの活用シーンについてもご紹介します。

社内での動画活用例

企業内での情報伝達手段における動画活用としては、以下のような事例が挙げられます。

  • ・電子社内報内に、動画によるトップのメッセージを含める
  • ・決算に関する報告を動画で行う
  • ・新人教育に用いる業務マニュアルを動画で提供する
  • ・社内研修の資料に動画を活用する
  • ・新卒採用試験の一環として、応募者に自己PR動画を提出してもらう

動画情報提供会社による調査では、企業における動画での情報共有を行って良かったと従業員が感じた理由に「わかりやすさ」「正確な情報共有」「印象に残る」などが挙がっています。

また、社内における動画による情報共有の実施率は調査対象企業のうち約19%で、そのうち国内拠点が50以上ある企業の実施率は約46%でした。

参照:動画で効率的な社内の情報共有を行いたい | ソリューション | Jストリーム

社内情報を動画で伝達・共有するメリット

社内情報の伝達などに動画を積極活用することで、会社としてどのようなメリットを期待できるのでしょうか。
社内で動画によるコミュニケーションを取り入れることによるメリットには、以下のようなことが挙げられます。

即時性・速報性の高さ

すぐに伝えたい話題があれば、それについて話す様子を撮影した動画をすぐに送信できます。
また、受け取る側も短時間の動画を視聴することでその話題について素早く理解ができます。

親近感がある

文章に静止画が添えられた伝達文を受け取って読むことと比較し、その場で本人が話しているような動画を見ることのほうが本人に対する親近感が生まれます。

例えば、社長のメッセージなども文言で送られるより動画を共有されたほうが、親しみを覚えながら視聴できるはずです。文言に含めることが難しい本人の人柄なども、動画の中で情報として伝わってくるからです。

効率的に情報伝達できる

紙に印刷した社内報を従業員一人ひとりに配布する手間を考えると、動画による社内報を一斉送信することのほうが格段に効率的です。また、長い文面を読み下すことには一定の時間を要しますが、動画であればその動画の尺の分だけしか時間を要しません。

経費などのコストを減らせる

紙媒体での情報伝達には、紙や印刷に一定のコストを要します。たとえ数枚の用紙の印刷物一つであっても、数千人単位の社員の分を作成して配布するとなればかなりの費用が掛かります。

それらを動画による一斉送信に切り替えることで、物理面で掛かるコストを削減できます。

社内での動画活用に効果的な場面

インハウス動画メリット

社内報やトップメッセージなどに動画を取り入れることの利点をご紹介しましたが、それら以外にも社内ではさまざまなタイミングで動画活用が有効となるシーンがあります。

社内で動画を用いることが効果的になり得るタイミングを、以下に3つご紹介します。

情報共有の効率化を図りたいとき

ビジネスに関する仕様変更や規約変更などを伝える際、紙の印刷物に部署単位で何名分もの承認印を捺して、その後にやっと社員へ回覧する。このような旧来のステップを、煩わしく感じた経験が一度はあるかもしれません。

素早く全社的に共有を図りたい変更事項などは、瞬時に伝えられる電子データでの一斉送信が適しています。
さらにその内容が動画で伝えられれば、受け取る側も多くの情報量を短時間で把握することが可能になります。

研修などに掛かるコストを削減したいとき

社内で文書や印刷物の作成コストが多く掛かる状況といえば、研修を思い浮かべる人も多いでしょう。
場合によっては、紙の資料が一人当たり何十枚分も必要となることもあります。

これらの資料を動画に切り替えて、研修を受ける人全員に視聴してもらう形にすれば、研修コストもぐんと抑えることが可能です。

社員間コミュニケーションの円滑化を図りたいとき

各事業所が地域的に離れていたり、国際間での情報伝達が必要な場合であったりなど、対面コミュニケーションが難しくなる点は多くの企業にとって悩みの種となっているはずです。
ビデオミーティングなども、全員の予定をすり合わせなければ実施できません。

そのような状況では、動画を送り合ってコミュニケーションを図る手段が有効です。双方の都合に合わせて視聴・返答ができる気軽さで、遠隔地間などの社内コミュニケーションも活発化が期待できるでしょう。

社内で動画を作成する際のポイント

社内の情報伝達に動画の導入を図る際には、その制作に関してあらかじめ検討し留意しておくべき点があります。
社内で情報共有のために動画を作成するときは、どのようなポイントを押さえておけば良いのでしょうか。

制作コストを考慮の上計画を立てる

せっかく社内で動画を作るのであれば、クオリティの高いものにしたいという考え方自体は非常に健全です。

しかし、外注などで高額な制作コストを掛けてしまっては、経費削減を図れるという社内動画ならではのメリットが生かせません。低コストに抑えながら社内で動画を制作して素早く配信できる仕組みを作り、先にご紹介した社内動画のメリットを最大限に生かせるようにしましょう。

効率的に動画配信を行う仕組みを事前に作っておく

社内動画を作成して公開・配信するまでの仕組みは、期間に余裕を持って事前に作っておきましょう。

動画配信システムを活用する場合は、アカウントの設置から動画のアップロード、各種設定など意外に数多くの過程を踏む必要があります。制作・配信・管理をそれぞれ誰が担当し、どのように連携を図って作業を行うかも事前に決めておくと良いでしょう。

動画公開に合わせて必ず告知を行う

動画を作って配信したものの、適切に告知を行わなければ視聴してもらえません。
動画の即時性や速報性を担保するためには、適宜告知を行って視聴を促すことも必須です。
配信する日時があらかじめ決まっている場合は、事前告知などを取り入れても良いでしょう。

まとめ

社内の情報伝達を動画で行った事例として知られているものに、デジタル端末やソフトウェアを生産販売しているあの多国籍企業のケースがあります。1980年代から動画による社内コミュニケーションを実施しており、従業員との意思疎通を活発に行ってきたことがうかがえます。

企業がコミュニケーションを図る相手といえば、まずは顧客を思い浮かべるかもしれません。
しかし、社内で情報の共有や伝達を円滑に行うことは、社内に対するマーケティングにもなり得ます。
社内活動を効率化しながら高い品質も両立したいと考えているなら、社内マーケティングの一環として動画を取り入れることも一案でしょう。


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