テレワークをためらう中小企業！導入すべき理由とおすすめITツール

これまでテレワークを行ったことのない企業も在宅勤務やテレワークが推奨され、有効的に活用できることが分かってきています。
この機会にテレワークを試して、働き方改革や生産性の向上に取り組む企業も増えてきています。

この記事では、中小企業がテレワークを導入すべき理由やツールについてご紹介します。

テレワークは中小企業の遅れが目立つ

国土交通省の調査によると「テレワークの制度が導入されている」と回答した人の割合が最も高いのは、1,000人以上の従業員数の企業で32.0%でした。従業員数が1～19人では11.1%、20～99人では12.1%、100～299人では15.1%、300～999人では19.4%と従業員数が少ない程、制度の導入が低くなっています。

参照：国土交通省, 平成３１年度（令和元年度）テレワーク人口実態調査－調査結果の概要－, 2020年3月

テレワークの導入状況

実際のテレワークの導入状況を東京都と業種別で見ていきたいと思います。

東京都のテレワーク導入率緊急調査結果では、都内企業のテレワーク導入率は62.7％と、3月時点の調査の24.0％と比較すると、2.6倍に上昇しています。また、テレワークを実施した社員についても、12月時点の平均15.7％（約2割）から、4月は平均49.1％（約5割）と大幅に増加しています。従業員規模別で見てみると、企業規模が大きくなるにつれて導入率も高くなる傾向にあります。内閣府の業種別のテレワーク実施率の調査では、教育・学習支援業が50.7％、金融・保険・不動産業が47.5％でした。

一方で、実施率が低かったのは、医療・福祉・保育関係で9.8％、農林漁業は17,1％でした。
業種別で比較すると、導入しやすい業種と実際に導入するには難しい業種がはっきりと分かれています。

参照：テレワーク「導入率」緊急調査結果｜東京都

参照：テレワーク助成金募集期間延長等（第330報）｜東京都

参照：内閣府, 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査, 2020年

テレワーク導入の３つの観点

テレワークを導入するにあたって疑問となる労務管理の方法、打ち合わせや会議の方法、コミュニケーション不足の防ぎ方、セキュリティ対策は重要です。
どのように対策していけばよいのか、3つの観点から解説をしていきます。

人事・労務関係（制度の問題）

人事総務部門担当で、適切な労働環境で働けるルール作りを整備します。
決める項目は、就業規則の変更、人事評価方法、社内教育・研修制度、労務管理の整備（勤怠など）、コスト負担ルール、安全衛生、健康管理に関して、ルールを作ります。

IT設備の問題

情報システム部門担当で、オフィス以外でも安全で適切なシステム整備で働けるICTシステム、ツールを選択、導入することを目指します。決める項目は、ルール（セキュリティポリシー）、技術的（アクセス、ウイルス）、物理的（入退出、施錠）な対応です。

実施・推進

経営企画や人事・総務部門（推進チーム）担当で、体制や理解を得る方法と、普及させるために必要な体制を整備し、実行します。
決める項目はPDCAをいかに回すかであり、説明会・研修会の企画・実施、テレワークの評価・改善方法の確立、導入部門のサポート体制の確立を行います。

テレワークを実施したことによる効果

テレワーク実施により、多く方に意識の変化がみられました。
まず、内閣府の生活意識や行動の変化に関する調査結果によると、テレワークを経験した9割りの方が継続して利用したいと答えています。

また、テレワークを経験したことで、仕事より生活重視と考えるようになったのは64.2%、職業選択、副業等の希望が変化したのは46.3％、地方移住への関心が高まったのは24.6％という結果がでています。
テレワークを実施していない方よりも、テレワークを実施し経験した方の方が、より自分自身の生活を重視したいと考えるようになり、職業選択に関しても、約半数の人が希望に変化があったと回答しています。

次に、東京商工会議所の調査（2020年6月17日、会員企業1,111社回答）によると、テレワークを実施したことによる効果は、「働き方改革（時間外業務の削減）が進んだ」と答えたのが全体の50.1% 、「業務プロセスの見直しができた」が42.3%でした。

しかし、テレワークの導入によって、時間外業務は減少したと回答しているものの、生産性や業務の向上に寄与しているかが見極められていない、効果が見えづらいといった意見もありました。
テレワーク拡大に向けた課題では、「社内の打ち合わせや意思決定の仕方の改善」が44.2％、「書類のやりとりのペーパーレス化」が42.3％となっています。

参照：新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の返還に関する調査｜内閣府

参照：「テレワークの実施状況に関する緊急アンケート」調査結果｜東京商工会議所

問題解決に使えるITツール

テレワークでは、効果が見えにくいや社内体制が整っていないという課題も見えてきましたが、それと同時にコミュニケーションが取りにくいといった意見も多く見られます。テレワークを導入する際には、まず何が必要なのかを洗い出し、それに合わせたツールを活用していくことが重要です。

社内SNS、チャット

情報共有の効率化やコミュニケーションがとれるツールで代表的なものをご紹介します。

• ・Slack（スラック） は、色々なグループに分けて使うことができます。外部サービスとの連携や各種のPCやスマホの機種に対応しています。
• ・Microsoft Teams は、Office製品の共同作業が可能で、音声・ビデオ通話、Web会議が可能で、各種のPCやスマホの機種に対応しています。
• ・Chatwork（チャットワーク） は、国産のチャットツールです。タスク管理ができ、日報報告等のファイル共有ができます。

Web会議

クライアントや社にでのミーティングの際に必要なWeb会議をご紹介します。

• ・Zoomは事前に登録しておく必要がなく、会議のURLを共有することで開始をすることができます。ファイルの共有やチャット機能があり、無料で3名以上では40分の時間制限はありますが、100人で会議を行うこともできます。
• ・Cisco Webexは、主に500名以上の企業が対象で、グローバル対応で複数拠点からの会議参加も可能です。
• ・Skypeは、電話にも発信が可能で。多言語対応をしているため、海外との会議もしやすく、事務にも応用しやすいです。

その他のツールとして、テレワークで使える電子決済、勤怠管理ツール、在籍状況管理ツールなどもあります。

まとめ

前述の東京商工会議所のテレワーク実施状況に関する緊急アンケート調査結果によるとテレワークを実施するにあたり中小企業で工夫している点として、「社内の情報共有については無料のチャットツールを活用」や「テレワーク環境を整備には、会社の規模にあったITツールを活用」「仕事は、会社でもテレワークでも同じ方法で完結するようにした」といったことが挙がっていました。

こうした調査結果を見ると、制度やツールを徐々に導入して試してみることがポイントであることがわかります。また、中小企業のテレワーク導入には、ITツールの活用が必須です。
各種のサービスがありますので、サービス内容や自社の状況に合うかを調べて、運用に必要な社内ルールの策定や体制整備の検討を進めましょう。