テレワークのコミュニケーション不足！解決方法と対策を知ろう

働き方改革が進められている中、テレワークへの期待が高まっています。
ネット環境の普及や働き方改革によりテレワークに関して注目が集まっていましたが、新型コロナウイルスへの対策として、一挙にテレワークへの移行を余儀なくされました。
急な移行であったため、準備が整っていない企業も多かったのではないでしょうか？

今回は、テレワークでのコミュニケーション不足に関して、解決方法や対策について解説します。

見えない仕事への不安

働き方改革の推進で、そのソリューションの一つとしてテレワークへの期待がありました。
多くの日本企業では、Face to Faceのコミュニケーションを大切にしてきており、業務上少しでも判断に悩むことがあれば、まずは隣の先輩に聞いてみたり、上司へ確認をしたりといったことが日常茶飯事でした。
しかし、テレワークではちょっとした相談や、仕事に関するアドバイスを聞くなどが難しい場合があります。
そのため、相手が見えない中で業務を遂行することに不安を感じるのではないでしょうか。

直接会話をすると、お互いの顔が見えるため、細かなしぐさや表情で相手の意図していることを読み取ることができます。また、声の強さや話し方によってリアルタイムに感情を感じ取ることも可能です。
もちろん、さまざまなテレワークをサポートするツールやサービスがあり、電話での打ち合わせも、ビデオを使ったコミュニケーションも可能です。
これらは手軽に利用することができ、テレワークでは必須の機能となっています。

ですが、相手が見えないために、気軽に話しかけるわけにもいかず、電子メールなどでのやり取りでは時間的にも情報的にも不足がでてきます。
見えない状態で仕事をするということは、コミュニケーション不足が感じられ不安になるのです。

このようなことは社内の指示系統でも同様なことがいえます。
部下への指示をだしたときに、その内容がきちんと伝わっているかを判断できない場合がその一つです。
特にまだ若手の場合、理解できていないことを本人が認識せずに作業を始めてしまい、途中で課題にぶつかってしまうことがあります。
近くで見ていればすぐに気づくことでも、テレワークによってコミュニケーションが密に取れない場合は、上司の気づきが遅れてしまうことが考えられます。

また、システムの開発など、複数人が共同で進める業務においては、互いの連携がしっかりとれていることが大切ですが、その判断がつきにくい場合が発生することも考えられます。
その外にも、今まで手軽に行っていた雑談の中で、業務とは直接関係がないことではありますが、参考になる情報が紛れている場合もありました。この雑談の回数はテレワークによって確実に減っています。

コミュニケーション不足への対策

テレワークにより見えないことへの不安を感じる人も多いそうです。
このことは総務省が調査したテレワークに関する調査結果でも明確になっています。
コミュニケーション不足に対してどのような対策を打てばいいのでしょうか。

参照:総務省｜平成30年版 情報通信白書｜テレワークによる働きやすい職場の実現

ツールの活用

テレワークに限らず、お互いの進捗状況をアップしたり、ファイル共有や伝言板など、ツールを活用している企業は多いと思います。

また、ワークフローの機能を利用することも可能です。こういったツールは、プロジェクトを複数人数で行うことを前提にしていますので、それぞれのプロジェクトでの立場によって、見える化を進めることが可能です。
業務が見える化をすることで、課題への対処方法や遅れなどの事前対応が可能になるのです。

成果物の明確化

企業や業務内容によっては業務の成果物が何であるかを明確に指示していない場合があります。
自分が行うべき業務のゴールが見えていなければ、業務を進めていく中で不安になります。
そのため、意識して成果物を明確にするようにしましょう。

成果物がわかれば、どの方向に進めていけばよいかがわかります。
方向がわかれば抱えている課題も見え、具体的な相談をすることもできます。

積極的な報連相

報連相は企業内で業務を進めていく中での基本です。
テレワークにおいては、より積極的な報連相が求められます。
そのため、常に自分の状況を周りに知らせることが大切です。

積極的な報連相のサポートツールとして、チャットやテレビ会議が挙げられます。
とはいえ、必ずしもすぐに相手と連絡を取り合えるとは限りません。
時間的なロスをあらかじめ考えておき、前もって積極的にコミュニケーションをとることで、通常業務以上の効率化が図れます。

まとめ

テレワークによるコミュニケーション不足は、企業にとって課題の一つとなっています。
しかし、コミュニケーション不足に対する対策は、ちょっとした工夫でも低減されますし、それぞれの現場での対応次第で解決可能です。
自分たちにあったやり方やルールを取り入れて積極的にテレワークを活用しましょう。