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テレワーク セキュリティ対策はなぜ必要?テレワーク規定の重要性についても徹底解説

テレワーク

テレワークは、時間や場所にとらわれることなく就労する新しい働き方です。
自宅で仕事をする「在宅」、カフェやコワーキングスペースなどを活用する「モバイル」、本部オフィスとは異なる場所に拠点を設ける「サテライト」という3つの形態があります。
いずれの場合も、インターネットを介してデータのやりとりをすることが前提の働き方だといえるでしょう。

通勤や広いオフィスが必要なく、企業と従業員の双方にメリットがありますが、同時に浮かび上がってくるのが情報セキュリティの問題です。今回は、テレワークにおけるセキュリティの重要性や起こり得る問題、基本的な対策について解説していきます。

テレワークに必要なセキュリティ対策とは

業務に関する情報を社外で取り扱う以上、外部に情報が漏れてしまう危険性がどうしても高くなります。
テレワークにおけるセキュリティで重要なのは、社外に情報を持ち出すこと、インターネットを介してデータをやりとりすること、さらに第三者がいる場所で仕事をする可能性があることを前提とした対策です。

テレワークで実際に起こりがちな事故

まずは、テレワークではどのような事故が起こりやすいのかみていきましょう。

情報の漏えい

業務上の機密情報が社外へ漏れてしまう場合です。
ほとんどの情報がデータで管理されている今、一度に数万件、数十万件という膨大な量の情報が漏れることも珍しくなくなりました。また、機密情報が記載された書類の流出、業務中のパソコン画面を第三者に見られるといった形でも起こり得ます。

情報漏えいが起こる原因は、作業者のミスから悪意ある第三者の攻撃までさまざまです。
データ流出の場合、一度起こってしまうと回収はほぼ不可能で、謝罪や調査などの事後対応に追われることになります。

情報の消失

マシントラブルや記憶媒体の紛失、ウイルス感染などにより、持っていた情報を失ってしまうことです。
もちろんデジタルデータ以外でも発生することでもあります。

もしバックアップが存在していない書類やデータを盗まれ、廃棄されてしまった場合「情報の漏えい」と「情報の喪失」の両方が同時に起こり得ます。

しかし、こういったトラブルはいつどこで発生するのか予測できないものです。
対策としては、テレワークであってもデータのバックアップ体制を整えることが求められます。

想定外の作業の中断

テレワーク中は、来客や家事、子どもの世話などの理由で作業を中断せざるを得ないことも。
「外部の人に画面を見られてしまった」「電源コードに引っかけてパソコンを床に落としてしまった」などといった想定外のトラブルが起こる可能性も考慮する必要があります。

必要なのは総合的なセキュリティ対策

必要なのは総合的なセキュリティ対策

先述のように、テレワークにおけるセキュリティ面のリスクは一つではありません。
さまざまな種類のリスクに対応できるよう、対策は総合的に行いましょう。

人が守るべき「ルール」

まず必要なのは、仕事を安全に進めるためのルールづくりです。
基本的にオフィス内で働くことを前提としたルールではテレワークに対応できないため、新たにつくっていくことになります。

しかし、効果の高いルールを定めたところで誰にも守られなければ意味がありません。
テレワークでは、他人の目がない環境ゆえに、「これぐらいは守らなくてもいいだろう」という油断が生まれることも。テレワークのセキュリティレベルは、各々にルールを守ってもらえるかどうかに大きく左右されるため、周知と遵守を徹底させることが重要です。

システムで防御する「技術」

技術とは、サイバーアタックやコンピューターウイルス、不正アクセスなど、人間では対策できない部分をカバーするもので、パスワードによる個人の認証なども含まれます。

ただし、最新の技術を導入したから安心というわけではありません。
パスワードが漏れないよう管理する、セキュリティソフトを常駐させるなど、個人レベルで技術を正しく運用することが重要です。

テレワーク環境だからこそ必要な「物理的防御」

パソコンの盗難や紛失、子どもやペットのイタズラなど、社内では起こりづらい物理的なトラブルも想定しておきましょう。
安全性を高めるためには、第三者が立ち入れないワーキングスペースがあるのが理想ですが、家族と暮らす自宅などでは実現が困難です。

パソコンはカギのかかる引き出しに収納する、紙の書類は持ち出さないなど、環境に合わせて実現可能な対策をとりましょう。

被害が発生したときの対策も立てておく

セキュリティ事故を防ぐには、起こさせないための対策が重要になります。
しかし、企業の情報漏えいがたびたび報道されるように、防げるという保証はありません。被害が分かったときに、最初にすべきことは何なのか、社内のどこへ連絡をするのかを明確にしておきましょう。

また、企業側の対応で重要なのは、ルールに従って作業をしていたのであれば、当人には責任を問わないことです。こうすることで「ルールを守れば自分も身を守れる」というメリットが生まれ、ルール遵守につながります。

必要なのはテレワークのためのセキュリティ規定

新しい働き方であるテレワークを導入する際は、規定も新しく作らなくてはいけません。
策定の際は、総務省が発表している「テレワークセキュリティガイドライン」の最新版を下地にして組み立てていくことをおすすめします。

参照:テレワークセキュリティガイドライン第4版

作成する目的

セキュリティに関する疑問や問題が出てきたときに、ケースごとに判断していては業務に支障をきたしかねません。セキュリティ規定を作成する目的は、「これを守れば安全性を保てる」という基準を決め、リスクを回避しつつ誰もがスムーズに業務に取り組めるようにしておくことが大切です。

立場ごとの認識の確認

規定が効力を発揮するには、それぞれの立場でこなすべき役割があることも認識しておきましょう。
決定権のある上層部は、テレワークで許可されることや禁止事項、保有している情報の重要度など、規定の根幹となる部分を決めます。
そのうえでシステム管理担当者やセキュリティ担当者が必要なシステムの導入・整備・管理を行い、技術面を整えます。

テレワーク導入担当者は、率先してルールの周知やリテラシーの向上に努めましょう。
実際にテレワークで作業するスタッフに必要なのは、ルールの認知と遵守、ルールを守るために欠かせない知識の習得です。

まとめ

オフィスであれば、セキュリティは「データを社外に持ち出さなければ大丈夫」「問題が起きたときはセキュリティ担当者が対処してくれる」という認識で問題なかったかもしれません。
しかし、一人ひとりがそれぞれ異なる場所でデータを扱うとなれば、事情は変わってきます。

テレワークにおけるセキュリティには、総合的な対策が欠かせません。
そのうえで、各々が自分の立場で行うべきことを把握し、「情報を守る」という意識を持つことが大切です。


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