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テレワークのルールを作成!考慮するべきポイントとは

大手企業を中心に進められてきた働き方改革ですが、その一つであるテレワークは、大手企業だけでなく、中小、中堅企業にも普及し始めてきました。
しかし、テレワークに関する整備が不完全な企業も未だ多く見受けられます。
テレワークをスムーズに運用させていくためには、テレワークならではのルールを決めておくことが重要です。

ここでは、テレワークに関するルールについて説明します。

テレワークに必須なルール決め

急激に広がったテレワークとはどのようなものなのでしょうか。
テレワークは、インターネットを利用し、オフィス以外で業務を行うことです。
以前より営業担当がお客様訪問の後に、次の訪問までの時間を利用して近くのカフェなどで訪問レポートを書きメール送信するといったことは行われていましたが、これも一つのテレワークです。
時間や場所にとらわれることがありませんので、通勤時間の短縮や、満員電車によるストレスを低減できます。

テレワークでは、自分自身が業務に関する進捗を管理し、勤怠管理をおこなうことになります。
今までとは働き方が異なってきますので、管理の仕方を含め、テレワークならではのルール決めが必要になります。特に就業規則についてはテレワーク勤務に関する規定を新たに作成したり、現行の就業規則に追加したりする必要があります。

テレワークに必須とされる勤怠管理の項目とは?

労働基準法により就業規則の提出が求められている企業においては、項目の追加や修正が必要な場合があります。

始業、終業時刻と休憩時間

テレワーク時においては、いつ業務をおこなったかを、直視で確認することはできませんし、タイムカードを使うこともできないため、始業と終業時刻は勤怠管理ツールなどを活用して行うか、メールなどで報告をする形をとります。どのような形をとるかは、企業や業務の内容によって変わって来ると思いますが、必ず業務の一環として遂行するように徹底しましょう。

また、休憩時間についても同様です。
テレワーク時であっても、休憩を取得する権利は発生しています。
かといって、全員一律に同じ時間に休憩をとる必要はなく、その時の業務や状況に応じて各自が管理のもとで調整するようにするのが、よいでしょう。

テレワークが子供保育や介護者対応のような場合は、フレックスタイム制を活用して、両立が図れるようにする考慮も必要です。フレックスタイム制にする場合は、就業規則にその旨を追記し、労使協定を締結しなければなりません。

時間外労働、欠勤、休日

テレワークの多くは在宅で行うため、仕事とプライベートの切り替えが曖昧になりやすいです。

しかし、オフィスで仕事をするときと同様に、時間外の労働や欠勤などの勤怠管理はしっかりと行うことが大切です。また、テレワークといえ業務をしているわけですから、休暇の取得も通常と変わることなく行うように指導を徹底しましょう。

テレワーク実施でルール化して把握しておくべきこと

テレワーク実施でルール化して把握しておくべきこと

テレワークの実施の際には、ルール化して把握しておきたい内容があります。
できるだけ業務を見える化して、テレワークの実施をスムーズに行いましょう。

テレワークを実施するための申請

テレワークを利用した業務をおこなうのであれば、事前に上司との調整が必要です。
業務の内容によっては、社外に情報を持ち出せず、そのために業務ができないということもあり得ます。
上司との業務の進め方などをしっかりと調整たうえで、テレワークの申請を行うようにします。

労働時間の管理

テレワーク時の始業と終業の時間の管理、残業の有無などは、企業の持つ勤怠管理ツールを利用するなどして、通常と同様に管理ができるようにします。

テレワークでツールが使えない場合は、社外で使えるように権限を広げたり、普段使っているEメールなどで業務報告時に労働時間も一緒に報告したりするようにするといいでしょう。

電話で報告をする方法もありますが、Webミーティングやチャットでのやり取りとは異なり、履歴が残らないため、自身でメモをとるなり記録を残す必要があります。

業務中のコミュニケーション方法

テレワーク中であっても通常の業務と同様に連絡が取ってり、打ち合わせに参加したりする必要があります。
業務中の連絡方法の手段として、何を使うかはあらかじめ決めておくことが大切です。内容によっては、機密保持すべきものがあり、それらをどのようにして高セキュリティの環境におくかは重要です。

また、必要なときにすぐに連絡が取れるルートの確保も不可欠ですが、企業のセキュリティを考慮し、ツールは企業全体で使用することを想定し選定しましょう。

テレワーク時の業務評価

直接上司が業務状況を常に見ているわけではありませんので、評価制度をどのようにするかは大変重要です。
評価基準において、テレワークであっても不利な状況にならないように見直しをしましょう。
また、業務指示は、必ずアウトプットを明確にしておくことも重要です。

テレワーク時の費用

テレワークであっても業務内容や労働時間がかわらないのであれば、給与を別段テレワーク用としてルール化する必要はありません。

しかし経費に関しては、線引きが必要です。
ネットワーク費用やICT費用などどこまで支給するかをあらかじめルール化するようにします。

導入のための教育・研修

テレワークを導入するには、教育や研修を追加したり強化する必要があります。
まず環境設定を行うに当たっては、セキュリティ教育は不可欠です。

ネットワーク環境は企業のオフィスほど強固なものではありませんので、それを踏まえた教育をしましょう。
ほかにもテレワーク人材に対する評価の仕方などの教育も必要です。

まとめ

テレワークは働き方改革を推進するうえでは、大変有効な手段の一つです。
ですが、ただ始めればよいというものではなく、社内ルールを見直して、テレワークにあわせた整備を行うことが大切です。

自社では何ができていて何が足りないのか、どこまでをルール化するのかなど、しっかりと明確化し、ルールの作成を行っていきましょう。


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