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テレワークの注意点とは?把握しておきたいポイントを確認

テレワーク

政府の後押しもあり、大企業を中心に進められていたテレワーク。
しかし、準備が不十分なままテレワークに移行したため、不安を抱えている企業も少なくないと思います。

そこで今回は、テレワークを始めるにあたって、どのようなポイントを押さえておけばよいかについて説明します。すでに始めている企業も、長期的な資産としてテレワークの仕組みを考えてみるのもよいのではないでしょうか。

テレワークとは?メリットと必須ツールをご紹介

まずは、テレワークについて改めて考えてみましょう。
厚生労働省が定義するテレワークとは、在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務の3つの働き方を指しています。

在宅勤務の場合は、通勤に要する時間を有効活用できることから子育て世代や介護者を持つ世帯に有効だといわれています。また、労働者の短時間勤務への施策の一つにもなります。

サテライトオフィスの場合は、自宅近辺や通勤途中の場所でサテライトオフィスをもち、業務を遂行します。
自宅では作業環境を維持できない人であっても、テレワークが可能になる仕組みです。

モバイル勤務では、業務場所を指定せず業務を遂行することで、外勤の営業担当などが、移動時間を利用するなど、業務の効率化を図ることができます。

テレワークのメリット

テレワークは、従業員側にも企業側にも享受されるため、双方にメリットがあります。

まず、従業員側ですが、通勤時間の短縮により、身体的な負担が低減されるだけでなく、満員電車にのらなくてよいという精神的なストレスからも解放されます。
その結果、業務効率化につながり、時間外労働の削減にもなります。
時間的な余裕ができるので、育児や会議の両立、仕事とプライベートのバランスを図ることができます。

一方、企業側は、業務効率化による生産性向上はもちろんですが、オフィスコストの削減にもつながります。
また、昨今問題になっている人材不足への対応として、育児や介護などのために離職せざるを得ない状況の従業員の確保や遠隔地など、場所を選ばないリクルーティングが可能になります。

テレワークにおける注意点

テレワークの導入はメリットだけではありません。
いくつかの課題も抱えているため、導入の際には注意が必要です。
その一つに仕事とプライベートの切り分けの難しさがあります。
オフィスにいれば時間のコントロールはしやすいですし、プライベートの時間を長時間つくってしまうことはありません。

ですが、テレワークの場合は、つい仕事に没頭しすぎて長時間労働になりやすく、プライベートがなおざなりになってしまう傾向にあります。また企業側から見ると、労働時価の管理のしにくさや評価方法などがテレワーク業務にあっていないといった課題もあります。

テレワークに必要なツール

テレワークを行うにあたり、最低限用意しておきたい3つのツールがあります。

パソコンとネットワーク環境

テレワークにおいては、通常業務をオフィス以外で行うことになりますので、パソコンとネットワーク環境は必須のツールです。

ノートパソコンを通常利用している社員はそのままそのパソコンを自宅に持ち帰り、自宅のネットワーク環境からアクセスをすることになります。
自分のパソコンを利用する場合は、パソコンのスペックやアプリケーションの種類などに制限が出る可能性がありますので、事前に利用可能か調べておくとよいでしょう。

ネットワーク環境は、業務で使用するのに耐え得る環境が用意できるのであれば、自宅のネットワーク環境から社内へアクセスすればよいですが、ない場合は、新たにネットワーク環境を構築する必要があり、企業側で提供できるか検討しなければなりません。

セキュリティツール

テレワークでもっとも気にしなければならないのがセキュリティです。
自宅で利用するパソコンはもちろん、ネットワーク環境、社内ネットワークへのアクセス権限の範囲など、あらゆる方面からのセキュリティを強固にする必要があります。

特に、企業の基本ソフトウェアの使用ライセンスによっては、最新のバージョンアップへの対応を社内のみに制限している可能性もあります。少なくともウィルス対策ツールの最新版へのアップデートは常におこない、そのチェックを細かく実施しましょう。

コミュニケーションツール

業務を行うにあたり、テレワークでは一人で作業を進める部分が増えてきます。
今まではちょっとしたことをすぐに確認できる状態であったため、一人での作業はこれまでとは全く異なった作業に感じることでしょう。
業務をスムーズに進めるには、今まで通りにコミュニケ―ションができるツールが必要です。

失敗しないためのテレワーク導入の留意点

テレワークを成功させるにはしっかりと検討を行うこと、実施をどのようにすすめていくか、2つのフェーズで考えることがポイントとなります。

検討フェーズでのポイント

テレワークは、パソコンやネットワークなどの基本的なツールが揃ったらすぐに始められるというものではありません。社内の規約や管理、システムなどとの調整は事前に行っておくべきことです。

就業時間などに関連する労務管理、共同でプロジェクトをおこなったり、進捗の管理やアプトプットなどを総合的に考えたりする業務管理、そして、セキュリティも含め企業内のICTシステムをどのように運用していくかなど、細かい調整や検討事項を一つひとつ事前に解決していきましょう。

実施フェーズでのポイント

全ての条件をクリアしてからおこなったとしても、実際には試行をしながら、さらに気づいた課題を解決するといった、運用しながら段階的に実施を広げていくことが大切です。

検討段階でしっかりと問題点をクリアにしたと思っていても、細かい問題や、個別に近い課題が出てきます。
このあたりで、試行錯誤の繰り返しを行い、費用対効果や長期に渡る場合の課題などを常に抽出し、検討のテーブルに載せることが重要になります。

テレワークの運用での課題と解決策

テレワークの運用での課題と解決策

テレワークを運用していくうえで、いくつか課題がありますのが、その中でも、マネージメントをどうするかといったことや、既存のルールをどのように考え、修正していくかについてお話しします。

就業時間の管理

始業と終業時刻の管理は、どのように運用していくかはテレワークを始める前に決めておかなければなりません。既存の勤怠管理ツールが外部からでも使えるのであれば、それをそのまま使えるようにするのが一番手軽な方法になります。

そうでない場合は、メールなどで報告をすることが好ましい方法です。
また、電話で連絡をする場合、お互いの時間を使ってしまうデメリットがありますが、毎日直接コミュニケーションを取ることができるという点では有効です。また、テレワークの場合は、通勤時間がなく就業時間が柔軟になるため、早めに始業するなども可能になります。

しかし、注意しておきたいのが、休憩時間や残業、土日稼働などの管理です。
特に自宅での作業の場合、線引が曖昧になってしまい、いつもより遅い時間まで仕事を続けてしまったり、土日に作業をしてしまうなどの問題も発生する可能性があります。

在宅勤務であっても、メリハリをつけて業務を行えるように、どのような就業体系にするかは事前に話し合っておきましょう。

まとめ

テレワークは、上手に運用できれば、社員も会社もお互いにメリットのある就業形態です。
ですが、早急に実行を進めてしまえば、今までのやり方との間の違いで、大きな課題を抱えることになります。
しっかりとポイントを押さえてスムーズな導入と運用を行いましょう。


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