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テレワークの導入方法とは?費用についてもご紹介

新型コロナウイルス感染症の拡大によって急激に導入する企業が増加したテレワーク。
テレワークは感染病対策以外にもBCP、自然災害対策としても大きな効果を発揮します。
そのため、これから導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

そこで、テレワーク導入を検討している企業に向け、スムーズに導入するポイントやプロセスやテレワーク導入に対する国や地方自治体からの支援などをご紹介します。

テレワーク導入率推移と導入のポイント

まずは、新型コロナウイルス感染拡大前後でのテレワーク導入率の推移を見ていきます。
パーソル総合研究所が2020年6月11日に発表した「緊急事態宣言解除後のテレワークの実態について」によると、テレワーク実施率は全国平均で25.7%(5月29日~6月2日調査)です。

同研究所が3月9日~15日に行った調査では13.2%。そして7都府県の緊急事態宣言後の4月10日~12日に行った調査では27.9%とテレワーク実施率は急増しています。
しかし、解除後は25.7%ですから緊急事態宣言が解除されたことでテレワークを実施する企業が減少していることがわかります。

本来、テレワークを導入するには事前に適切な計画を立て、社内規約の改善を行う必要があります。
しかし、今回はそうした準備期間を持てずに導入した企業も多く、上手くいかなかったケースも少なくないでしょう。

そこで、これから新たにテレワークを導入する、もしくは緊急事態宣言の解除をきっかけに仕切り直しを検討する場合の注意点をご紹介します。

参照:新型コロナによるテレワークへの影響について、全国2万人規模の緊急調査結果を発表
参照:緊急事態宣言(7都府県)後のテレワークの実態について、全国2.5万人規模の調査結果を発表
参照:緊急事態宣言解除後のテレワークの実態について調査結果を発表

労務管理の見直し

これまではオフィスで働くことを前提に労務管理をしてきました。
しかしテレワークが導入されれば、在宅やオフィス外での労務も管理が必要になります。
評価制度、労務時間管理、安全衛生管理などを見直し、新たな労務管理制度をつくらなければなりません。

情報通信システムの整備

オフィス外で業務をするための情報通信システムの整備も欠かせません。
個人所有のデバイスを使うことでの情報漏洩リスクを防ぐには、在宅勤務用に会社からパソコンやスマートフォンを貸与する必要もあります。

また、セキュリティ対策も必須です。さらにオフィス外からでも資料やデータの閲覧を可能にするため、ペーパーレス化も進めなくてはならないでしょう。

テレワーク導入プロセス

次にテレワークを導入する際のプロセスについてお伝えします。

テレワーク導入の目的を明確にする

テレワークを導入する目的が明確でないと、就業規則のどの部分を変えるのか、新たに追加する必要はあるのか、またノートPCやスマートフォンを何台用意すべきかといった事柄が決まりません。
まずは自社の現状を把握し、テレワークを導入する目的を明確にしましょう。

テレワーク導入対策チームの結成

経営、人事、総務、情報システム、経理などそれぞれの部署から代表者を選出し、テレワーク導入の対策チームを結成します。仮に一部門だけの導入だとしても、複数の部署でチームをつくったほうが将来的に導入部署を増やす際の参考になります。

事前準備

対策チームを中心に導入のための準備を始めていきます。
労務管理、就業規則の改訂、通信環境の整備、資料のデジタル化、テレワーク社員の評価制度の制定、セキュリティ研修、モバイル機器の購入などを行います。
また、サテライトオフィスやコワーキングスペースを利用する場合は、それらの契約も忘れずに行いましょう。

テスト導入

まずは一部の部署で試験的に導入し、効果検証の結果、そこで課題があれば改善を行い改めて労務管理や就業規則の改訂をします。

導入

テスト導入で見つかった課題が解決すれば、本格的にほかの部署でもテレワークを導入します。
本格導入後も課題が見つかれば、随時改善を行っていきましょう。

テレワーク導入の際に企業が負担する費用とは?

テレワーク導入の際に企業が負担する費用とは?

テレワークを導入するにはさまざまな費用がかかります。
企業規模やテレワーク対象となる社員の数によって金額などは大きく異なりますが、ここでは企業が負担する費用にはどういったものがあるのかご紹介します。

  • ・社員がオフィス外で使用するパソコン、スマートフォン、タブレット購入費用
  • ・スマートフォン、タブレットなどの月額料金
  • ・新たに自宅でネット回線を契約する場合の契約費用
  • ・グループウェアやオンラインストレージなどの利用料
  • ・資料をデジタル化する費用(不要になった紙文書の廃棄代も含む)
  • ・サテライトオフィスやコワーキングスペースの契約料

これ以外にも自宅作業での机や椅子の購入費用や光熱費、ネット回線の接続料などは話し合いにより企業が全額もしくは一部負担するかどうかを決めておきましょう。

テレワーク導入時に活用できる助成、補助金

テレワーク導入にかかるコストは、一つひとつは少なくとも、人数が多ければそれなりの金額となります。
そこで、テレワーク導入に際し活用できる国や自治体による主な助成、補助金を紹介します。

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

厚生労働省が行っている助成金です。
資本金や雇用者数などの条件を満たし、成果目標を達成すれば最大で300万円が助成されます。

参照:働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)|厚生労働省

IT導入補助金 特別枠(C類型)

経済産業省が行っている補助金です。
新型コロナウイルスの影響を受けた企業を対象に生産性向上を目的としてITツールを導入する費用に対して補助をするものです。

支給条件を満たせば最大で450万円が補助されます。

参照:特別枠(C類型)|IT導入補助金2020

まとめ

テレワークの導入を行った企業では、事前準備が十分ではなくテレワークのデメリットが目立ったケースが少なくありません。

テレワークは、「オフィスで働くことが当たり前」という意識を変える必要もあります。
事前準備はもちろん、社員一人ひとりの意識改革が必要になります。

また、営業職限定のモバイルワーク導入から全社での本格導入までに長い時間をかけ、経営幹部自らが啓蒙活動を行っています。このように、事前準備と社員の理解を計画的に行うことがテレワーク導入をスムーズに進める最大のポイントだといえるでしょう。


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