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採用プロセスの中で生じる課題と改善するべき5つのポイント

採用活動において、優秀な人材の確保や採用後の定着率向上は大きな課題のひとつです。しかし思うような人材に巡り合わないため、「何を改善すればいいのかわからない……」と悩んでいる人事担当者の方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、採用に関して改善の余地があると考えている企業向けに「採用プロセスの重要性と改善するべきポイント」について解説をします。

採用プロセスが重要な理由とは?

スーツを着た男性

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採用に関して課題があると感じている場合、採用プロセスを見直していくことで受けられる恩恵も多くあります。

・雇用後の満足度を上げる
・定着率が上がる

など、採用後にも影響してきます。ではここからは、より具体的に「採用プロセスを見直すことのメリット」について解説をします。

人材の満足度を上げる

採用プロセスの本質は、求職者がステップを踏みながら企業を「理解」していくことです。応募時には何もわからずただ漠然としていた企業に対するイメージも、適切なプロセスを経ることで会社のことをきちんと理解してもらえます。

企業への理解度が高まることで、採用後も「この会社に入社できて良かった」というように満足度が上がることにもつながるでしょう。

離職率を下げる

企業にとって雇用した人材の定着率を上げることは、採用コスト(時間・労力・お金)の面から見ても重要です。ここで注目しておきたいのが「企業に対する満足度」で、ここをきちんとクリアしておくことで離職率を下げることにもつながります。

採用プロセスをきちんと見直しておくことで人材の満足度も上がるため、結果的に社員の定着率が向上します。

採用業務やプロセスの中で生じる課題

机の上に座っている男性

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採用業務のなかで生じる課題について考えてみると、具体的に想定できる問題は以下のとおりです。

・母集団の形成
・企業と人材のミスマッチ
・内定を辞退されてしまう
・定着率の問題

これらを理解したうえで採用プロセスを見直していく必要があります。ここからは、「改善するべき課題」について解説します。

母集団形成

新卒採用や中途採用に関わらず、いい人材を確保するには「母集団の形成」が重要になってきます。母集団形成とは、いわゆる応募者の数を指すことが多いですが、最近では数以外にも「質」の問題をクリアしなければ、優秀な人材を確保していくのは難しいです。

株式会社ディスコが2018年におこなった企業調査では、全体の56.1%が母集団の形成が想定よりも少ないと回答しています。このようなことからも、企業にとって母集団をいかに形成していくかが課題です。

出典:https://www.disc.co.jp/wp/wp-content/uploads/2018/04/KigyoReport201804.pdf

人材のミスマッチ

人材の活躍こそが企業の成長につながるため、企業と求職者のミスマッチが起こす弊害は小さくありません。「採用したらかえって労力がかかってしまう……」なんてこともよくあります。

しかしこれらのシワ寄せの大半は現場社員にいくことになるため、どのような人物なのかを事前に見極めることは重要です。

内定辞退

優秀な人材の確保は、どの企業にとっても同じ課題のひとつです。応募者に関しても、複数の企業に対してアプローチをしていることが多いため、選考過程で時間がかかってしまうとライバル企業に先を越されてしまうこともあります。

本来であれば採用できるはずの人材も、選考や自社のプレゼンが弱いことによって内定辞退されることも多いため、改善するべきポイントのひとつです。

定着率

採用後の課題としてもっとも大きいことは「定着率」です。どれだけ優良な人材でも、早期離職をしてしまえば企業にとっては損失になってしまううえに、採用から育成までにかけてきたさまざまなコストも無駄になってしまいます。

このようなことからも、採用した人材の定着率を安定させていくことは、企業が成長していくうえでも重要な課題です。

本質を理解した採用プロセスのフローを考える

価値のある人材の獲得や育成を目指すのであれば、本質を理解した採用プロセスを考えていきましょう。

・採用計画
・募集
・選考
・採用

これらの各セクションをきちんと精査していくことで、より良い人材の獲得と育成につながります。ではここからは、各セクション別の重要性について解説をします。

採用計画

自社にあった人材を獲得していくためには、どういった採用計画を立てていくのかが重要になります。例えば「求める人物像」や「採用基準」など、明確に決めておく必要があります。

また「なぜ」人員が必要で、採用後の人材には企業の「どのような」課題を解決していってもらうのかも定めておきましょう。事業計画を作成しておくことで、明確な採用計画を立てることができます。

募集

ひとくちに人材を募集するといっても、自社の求人特設サイトや人材紹介サービス、説明会などさまざまな採用手法があります。ここで重要なことは、「質」と「量」にこだわった母集団形成ができるのかどうかです。

自社の社風などにも合わない人材をいくら集めても、採用後の定着率が悪くなってしまったり、別の課題が出てきてしまうこともあるでしょう。質のいい人材をより多く集めることに注目しつつ、もっとも自社に合う採用チャネルを選択していくことが重要です。

選考

選考のプロセスは、これから人材を自社に起用するかどうか判断するための最終工程になります。明確な「採用基準」がないまま進んでしまうと、面接官や担当者の裁量によって決められてしまうため、採用される人材の能力や人柄にもばらつきが出てしまいます。

そのため、企業が求める人物像に合った採用基準をきちんと作成し、採用する人材の能力にブレがないようにしていく必要があります。

採用

ここまでの選考プロセスを経ることで、自社に合った人材を採用できます。しかし選考過程で時間がかかりすぎてしまったりすると、内定を出しても辞退されてしまうこともあるため、応募者のフォローは欠かさないようにしましょう。

基本的に応募者は他社でも選考されていることが多く、より労働条件や社内環境がいい職場を探しているため、細やかなフォローが重要です。

採用プロセスを改善する5つのポイント

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ここまでに解説してきた採用プロセスで、改善していくといいポイントが5つあります。

・求める人材の明確化
・求人媒体・採用サイト
・管理システムの採用
・採用代行・コンサルの活用
・フォロー体制

では具体的にこれらのポイントを「なぜ改善する必要があるのか」について解説をします。

求める人材の明確化(ペルソナ)

営業活動と同様に、採用活動をする際にもターゲティングを明確にすることは重要です。いわゆるペルソナをきちんと設定し、どのような人物像を求めているのかを事前に決めておくようにしましょう。

採用プロセスの募集・選定・内定のセクションが変わっても、求めている人物像が明確なのでブレることがなくなります。面接などをおこなう際にも明確な基準があるため、裁量による判断も少なくなります。

求人媒体・採用サイト

質のいい母集団を形成していくことが、採用活動を成功させるカギとなります。そのため、自社の社風や求めている人物像に合わせた採用手法・チャネルを選択していくことが重要です。

またひとくちに採用サイトといっても多くの種類があります。そのためIT関連や士業・建設など、業種別に特化している採用サイトを選ぶのもいいでしょう。よりマッチング精度を高めていくことで生産性の向上や定着率アップにもつながっていきます。

採用管理システム

採用難のこの時代において、他社よりも早く優秀な人材を確保していくことは、成長する上でも重要な要素です。しかし応募者に対して連絡ミスなどがあったりすると、採用できたはずの人材も取りこぼしてしまうことにつながります。

そのようなケースが多いのであれば、採用管理システムなどを検討してみるのもいいでしょう。管理システムを導入すれば、連絡に漏れが出てしまうこともなくなるうえに、応募者の選考進捗状況もリアルタイムで把握・視覚化できます。

採用代行・コンサルの活用

優良な人材を採用するには、今回解説しているさまざまな採用プロセスを経なければなりません。しかし一般的な求人サイトではなく「採用代行」や「コンサルタント」などを活用すれば、トータルの採用コストを抑えられる場合があります。

また募集のプロセスを外部委託できるうえに、選考のフローにより力を入れられるメリットもあります。採用業務には多くの労力と時間もかかってくるため、キャパがオーバーしているケースなども含めて、採用代行を検討してみるのもひとつの選択肢です。

求職者への対応・フォロー体制

新しい人材をようやくの思いで確保しても、適切なフォローアップをしていかなければ早期離職につながってしまいます。採用直後は、職場の雰囲気にも慣れていないため不安を抱えているケースも多いです。

そのため、周辺社員の裁量に任せるのではなく、企業としてサポートしていくことが大切です。企業と社員の間で信頼関係が構築されていくことで、定着率は上がっていきます。

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優秀な人材を確保するためには、各採用プロセスを最適化すると同時に、自社のことをどれだけ正しく伝えていけるかということ。ここが不十分のままに採用してしまうと、離職率が上がってしまう原因にもなります。

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