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採用の歩留まりを止めたい!原因から見極めて改善する方法

採用担当者の悩みには次のようなものがあります。

「内定を出しても辞退する人が多い」
「エントリー人数は多かったのに、説明会には全然人が来ない」

採用業務において、皆さんは歩留まり率を意識していますか?ちょっとしたポイントを押さえることで、採用の悩みは改善できます。

そこでこの記事では、採用における歩留まり率を上げるための方法やポイントを解説していきます。人事や採用担当の方は、ぜひ参考にされてください。

採用担当者が抱える悩みと課題

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企業の採用担当者の多くは、以下のような悩みを抱えているのではないでしょうか。

・採用者の人数が目標に満たない
・採用業務の幅が広すぎて、全然対応しきれない
・採用活動に大きなコストを割けない

ここから、採用担当者が抱えている課題を解説します。自社の採用活動の状況を思い浮かべながら、ひとつひとつ確認していきましょう。

採用者数を増やせない

1つ目は、採用者数をなかなか増やせないという課題です。現在、採用は売り手市場になっており、1人の求職者を複数の企業で取り合うこともしばしばあります。このような状況では、採用者の数が目標に届かないのも無理はありません。

また、この課題の厄介なところは、原因がいくつも考えられる点です。採用者数を増やすためには、採用における各フェーズの現状を丁寧に分析して、原因を洗い出す必要があります。

採用業務の幅が広い

2つ目は、採用業務の幅が広いという課題です。採用活動において歩留まりが起こるフェーズは、以下のようにいくつもあります。

・説明会
・書類選考
・筆記試験
・一次面接
・二次面接
・最終選考

さらに採用担当者はこれらの工程を管理するだけでなく、求職者を広く集めるための広報や試験問題の手配、面接官や採点官となる社員、役員の調整など、業務はとても多いで
す。

また、各フェーズそれぞれに、歩留まり率が低下する原因が潜んでおり、歩留まり率を改善するために分析が必要です。

採用担当者の業務は多忙で、歩留まり率改善のための施策を打ちたいと思っても、なかなか手が回らないこともあるでしょう。

採用コストを抑えられない

採用活動にかけられるコストには限度があります。そのため、「あまりコストはかけたくないけど、応募者が減ることは避けたい」と悩んでいる採用担当者は多いのではないでしょうか。

この課題を解決するポイントは、できるだけ小さいコストで済む方法に置き換えられる活動を見つけることです。たとえば、SNSを使ったプロモーション活動や、オンライン面接は従来の採用広告や対面面接よりコストを下げられるでしょう。

採用の歩留まり率が低下してしまう原因

白いシャツを着ている女性

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採用活動において、歩留まり率の低下には以下のようなさまざまな原因が考えられます。

・求職者一人当たりのエントリーが増加している
・求職者が入手できる情報量の増加
・応募者をフォローできていない
・応募者の企業に対する認識誤り

ここから、歩留まり率が低下してしまう主な原因について詳しく解説していきます。

内定取得数の増加による影響

現在、求職者1人当たりの内定取得数が増加しており、そのことが歩留まり率に影響を与えています。

今の採用市場は売り手市場であり、1人の応募者を数社で取り合っている状況です。そんな中で、自社への入社を決めてもらうのは簡単なことではありません。

求職者によっては、10社以上の企業から内定をもらっているケースもあるため、倍率は単純計算で10倍になります。

情報拡散による影響

2つ目の原因は、情報拡散による影響です。現在は企業に関する情報の量と拡散力が圧倒的に大きくなりました。これは、インターネットとSNSの発展によるところが大きいです。

しかし、良い情報ばかりが蓄積・拡散されているとは限りません。中にはネガティブな情報もあり、内定辞退に影響を与えていることも考えられます。

人は良い情報よりも悪い情報を過大評価する傾向があるため、少ない情報量でも大きな悪影響を生み出してしまう可能性があります。

採用ブランディングの不足

採用ブランディングの不足も、歩留まり率の低下の原因になることがあります。採用ブランディングとは、自社で働くことについて応募者に正しく認知してもらうための活動です。

企業はただ単に良い情報を発信し続けたり、商品のアピールをしたりするだけでは、十分な応募者を集めるのは難しいと言えます。採用の成果を上げたいのであれば、顧客向けのPR活動とは違う、求職者向けのブランディングが必要です。

応募者へのフォロー不足

採用活動に必要なリソース不足など、様々な原因によって、応募者へのフォローが不足してしまうことも、歩止まり率の低下を招きかねません。

たとえば応募者の不安を拭うために、問い合わせのメールや電話に速やかに対応することは、求職者に対するとても大切なフォローです。求職者も入社意欲が高まるでしょう。

しかしフォローが不足してしまえば、求職者が抱く自社へのイメージを低下させることになりかねません。応募者を大切な顧客だと捉えて、丁寧にフォローしていくことを心がけましょう。

応募者と企業のミスマッチ

採用の各段階で、応募者に「なんかイメージと違った」と思われてしまっているかもしれません。

この場合、情報発信やPRに問題があると考えられます。たとえば、過剰なPRを行なってしまうと、会社説明会の際に「ネットに載っていた情報と違う」と思われる可能性があります。

また、採用の各工程に一貫性がないこともミスマッチを引き起こします。これを防ぐためには、採用のコンセプトをしっかりと固めて、発信内容やPRに一貫性を持たせることが大切です。

採用活動で歩留まり率が低下しやすいフェーズ

選考の流れの中で、歩留まり率が低下しやすいフェーズがあります。

・エントリーから会社説明会
気軽な気持ちでエントリーする方も多いため、「思ったより会社説明会に人が集まらなかった」ということあります。会社説明会に足を運んでもらうためには、エントリー後すぐに説明会を開催すると効果的です。

・書類選考
多くの企業は、書類選考の段階で他のフェーズよりも多くの応募者を落選させます。これは、面接の手間をなるべく減らすためです。

そのため、面接で応募者の人数が減ってしまうのは、ある程度仕方のないことだと言えるでしょう。

・書類選考通過から面接
面接は応募者にとって、手間や心理的なコストが最も大きいフェーズです。そのため、気軽な気持ちで応募してきた人の多くは、面接のタイミングで姿を消してしまいます。

採用の歩留まり率を改善するための対策方法

ノートパソコンで作業をしている人

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コストを上げたり、施策を大きく変えたりする前に、現在のやり方を改善するだけで効果があるかもしれません。例えば、以下のような対策が考えられます。

・採用期間を圧縮する
・採用PRを見直す
・内定者へのフォローを手厚くする

ここでは、これらの対策を具体的に解説します。

採用フローの期間短縮をする

採用フローの期間を短くすることを検討しましょう。多くの応募者は複数の内定を抱えているため、採用フローが長期化すると、内定者を競合他社に取られてしまう可能性が高くなります。

目標の採用期間は、2週間~1ヶ月以内。応募者の興味が他の企業に向く前に結果を出すことが大切です。

各歩留まり項目間の期間を削るだけでも、大きく採用期間を短縮できます。一度、現在の採用フローを見直してはいかがでしょうか。

採用PRのブラッシュアップをする

企業の魅力や強みは、十分に応募者に伝わっているでしょうか。応募者に自社のことを深く知ってもらうためには、質の高い採用PRが欠かせません。

採用PRがうまくできていないと、欲しい人材がどんどん競合他社に流れていってしまいます。

特に、複数の企業から内定をもらっている応募者は、一番やりがいや魅力を感じる企業へ入社を決めるケースが多いでしょう。最後の最後で人材を逃さないためにも、採用PRのブラッシュアップはとても大切です。

内定者の信頼を得るためにコミュニケーションを取る

内定者と積極的なコミュニケーションを取ることで信頼関係を築くことも、歩留まりを改善するためにおすすめできる方法です。

選考フロー以外のタイミングでも内定者との接点を持ち続けることで、企業に対する良い印象を形成できます。

たとえば、チャットツールで相談に乗ったり、内定者を集めて懇親会を開いたりしてみましょう。内定者の心配や不安を取り除くことがポイントです。

歩留まり率を改善するツールやサービス活用のポイント

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現在は、採用活動を強力にサポートしてくれる、さまざまなツールやサービスが存在します。「業務が多すぎて、細かいところに手が回らない」という採用担当の方は、以下のようなツールの利用も検討に値します。

・採用代行サービス
・コミュニケーションツール
・自動化ツール
・動画面接・ライブ面接

採用代行サービスを利用する

採用担当者のリソースが足らないのであれば、採用代行サービスの利用をおすすめします。

業務の一部を外注することで、採用担当者は面接などの重要業務にリソースを割けるようになります。一部業務のみの依頼もできるため、「難易度の高いフェーズだけプロに任せる」といったことも可能です。

「予算はあるが、人的なリソースが足りない」という時は、採用代行サービスの利用を検討してみましょう。

応募者に合わせたコミュニケーションツールを利用する

応募者に合ったコミュニケーションツールを使うようにしましょう。電話やメールで連絡を取り合っている企業もありますが、連絡手段を不便に感じている応募者もいます。特に若い世代には、メールや電話のやりとりを煩わしく感じるかもしれません。

現在は、LINEやSlackなどのさまざまなコミュニケーションツールが普及しているため、目的に合わせて利用するツールを使い分けることが大切だと言えるでしょう。

「やりとりが面倒」という理由だけで内定を辞退されてしまうのはもったいないです。応募者の特性や世代、職種などに合わせてツールを選ぶようにしましょう。

自動化ツールを活用する

単純作業は、ツールを利用して自動化できます。たとえば、応募の確認メールや説明会への案内メールなどは、応募者によって内容を変える必要がありません。よって、自動返信機能が搭載されたツールを使って自動化しましょう。

自動化できるタスクをツールに任せることで、面接のような重要度の高いタスクに集中できるようになります。

動画面接やオンライン面接を導入する

動画面接やオンライン面接も、おすすめできる方法の1つです。動画面接やオンライン面接の最大のメリットは、遠隔地に住んでいる人も気軽に参加できることにあります。

企業から遠い場所に住んでいる求職者の交通費や心理的ハードルを下げられるため、エントリー数の増加が見込めます。

実際、面接参加のハードルが高いことは、歩留まり率の低下の原因になるため、動画面接やオンライン面接の導入も検討してはいかがでしょうか。

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・採用にコストをかけたくない
・これ以上採用業務に手を回せない
・コロナにより、従来の面接が実施できない

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